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Reunião sobre plano de contas

Plano de Contas Referencial: saiba como montar um e controlar seus custos

Toda empresa possui obrigações contábeis ao longo do exercício, e há algum tempo estas eram feitas através de muito papelório e burocracia.

A inovação da tecnologia fez com que muitos processos pudessem ser otimizados, e essas obrigações pudessem ser migradas para meios digitais.

Entre elas, podemos citar a realização da Escrituração Contábil Fiscal ou ECF, que necessita na utilização de um plano de contas referencial.

Essa plano é muito importante para padronizar as informações dos saldos contábeis de acordo com o formado determinado pela receita federal, minimizando o risco de incongruências.

Hoje, neste post, iremos esclarecer as principais dúvidas sobre o conceito, e como elaborar um plano de contas referencial, e assim, controlar seus custos.

O que é um plano de contas referencial?

O plano de contas referencial serve como base para elaborar o plano contábil, e é um compromisso que faz parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) que é o processo de escrituração digital da Receita Federal, também conhecido como EFD.

As empresas que estão livres dessa obrigação são:

  • Optantes pelo simples nacional;
  • Órgãos, autarquias e fundações públicas;
  • Empresas inativas;
  • Entidades isentas ou imunes;
  • Partidos políticos;
  • Entidades fechadas de previdência complementar;
  • Associação de poupanças e empréstimos.

Essa organização tem por finalidade estabelecer uma relação de transposição entre as contas analíticas, no plano de contas de uma pessoa jurídica, e um plano de contas padrão, ou seja, referencial.

O formato dessa plano é padronizado, ou seja, até os lançamentos contábeis mais comuns, são feitos seguindo os parâmetros das normas da contabilidade vigentes.

Essa padronização também envolve a elaboração de outros demonstrativos de resultado como o Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE.

Além disso, é fundamental que seja elaborado considerando as particularidades tanto das normas como das características da empresa (ramo de atuação, tamanho, atividades que executa, etc.).

Análise do Plano de Contas
Foto de Sora Shimazaki no Pexels

A importância de um plano de contas referencial

É importante ter um plano de contas bem feito para evitar distorções entre balanço patrimonial e DRE, por exemplo, levando a empresa a correr riscos perante a fiscalização.

Além disso, podemos citar outras razões que ressaltam a importância da elaboração de um plano de contas:

  • Permite que a empresa adéque suas contas às exigências relativas ao imposto de renda;
  • Prover informações fidedignas que embasem a tomada de decisão dos gestores, em questões contábeis ou estratégicas;
  • Fundamentar a elaboração do orçamento empresarial, permitindo o estabelecimento de metas, acompanhamento e comparação de resultados;
  • Atender a interesses internos e externos à organização, deixando-a mais organizada e atendendo às suas obrigações jurídicas e contábeis.
  • Permite que as contas do plano contábil sejam adequadamente interpretadas na Escrituração Contábil Digital (ECD), evitando multas.

Como elaborar um plano de contas referencial?

Elaborar um plano de contas é essencial para o desenvolvimento e cumprimento das ordens de um negócio. Abaixo segue duas dicas fáceis que podem te ajudar neste processo.

Extrair o modelo do plano de contas

Primeiramente, é preciso lembrar que existe um modelo de plano diferente para cada regime tributário, então o primeiro passo é partir do modelo padrão da receita, e se atentar as atualizações, pois geralmente são feitas algumas mudanças de um ano para o outro.

O modelo extraído vem no formato CVN, com extensão “.cve”, que é aceito pela maioria dos sistemas de gestão contábil.

Mapear suas contas

A empresas que são obrigadas a entregar a ECD, necessitam mapear as suas contas de acordo com o plano referencial disposto pela receita federal, como já explicado no passo anterior.

Para isso é necessário exportar o PCF do exercício anterior, e utilizar a sua estrutura como base para copiar os dados do novo modelo no próprio Excel, ou qualquer outro programa de planilhas.

Mesmo que devido à utilização no Excel, o arquivo seja atualizado para a extensão “.csv”, é possível converter manualmente para a extensão “.cve”, e importar o plano de contas para o sistema de gestão utilizado na empresa.

No mapeamento das contas do plano contábil para o referencial, será demonstrado no Bloco J da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), e os registros podem ser categorizados em:

  • Digitados;
  • Importados;
  • Replicados do bloco E;
  • Recuperados do ECF anterior.

Vale ressaltar que o mapeamento das contas referenciais é feito apenas com as contas de natureza analítica, que são aquelas que representam elementos patrimoniais com maior nível de detalhamento. As sintéticas, que são aquelas cujo saldo é calculado através da soma de duas ou mais contas analíticas não são mapeadas.

Gestão analisando plano de contas
Foto de Sora Shimazaki no Pexels

Quais os prazos para elaborar o plano de contas referencial?

Os prazos de entrega da ECF, são definidos de acordo com o artigo 3.º da IN RFB 1.422/13, e é extremamente importante atentar-se a ele para evitar futuros prejuízos. São eles:

  • Em caso de cisão, seja total ou parcial, fusão, incorporação ou extinção da empresa, deve ser feito até o 3.º mês após o evento;
  • Todo ano, até o último dia do mês de julho do ano seguinte ao de referência (Exemplo: fazer o plano de contas de 2019 até o último dia do mês de julho de 2020);
  • Em caso de reestruturação societária ocorrendo entre janeiro e abril, o prazo para elaboração será até o último dia de julho do mesmo ano.

Independente do prazo, o horário limite para elaboração do plano de contas referencial encerra exatamente às 23h59m59s do último dia, e deve se assinada digitalmente através de um certificado digital padrão ICP-Brasil, para garantir toda segurança e validade jurídica necessária para o documento.

O que acontece se a empresa não fizer o plano de contas?

Caso a empresa atrase a entrega, preencha inadequadamente ou omita informações dos seus demonstrativos, serão geradas multas, e o valor destas vai depender do regime tributário da empresa:

  • Aquelas que apuram o imposto de renda pelo lucro real, serão penalizadas de acordo com o artigo 8.º – A do Decreto-Lei 1.598;
  • Aquelas que apuram o imposto de renda por outro regime, serão penalizadas de acordo com o MP 2.158-35, e possui o valor mínimo de R$ 500,00

Esse processo é extremamente importante para garantir a qualidade dos processos contábeis da sua empresa, e evitar penalidades desnecessárias.

Nós da FCAP consultoria, estamos preparados para ajudar a sua empresa a conquistar sua melhor versão, com as melhores soluções inteligentes. Agende já sua reunião conosco!

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