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gestão de fornecedores

Como fazer uma gestão de fornecedores eficiente?

A gestão de fornecedores é uma tarefa estratégica, contínua e faz parte da rotina de qualquer empresa.

E é necessária muita atenção para o gerenciamento daqueles que fornecem os insumos necessários para que a operação do negócio aconteça de forma eficiente.

Mas, como fazer a melhor gestão desses fornecedores para conseguir um relacionamento melhor com eles, conseguir melhores preços e mais competitividade?

Neste post, vamos te mostrar como melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa. Continue lendo e aprenda.

O que é a gestão de fornecedores e qual sua importância?

A gestão de fornecedores está relacionada aos processos de planejamento, controle, monitoramento constante e implementação de melhorias contínua da relação empresa-fornecedor.

É um processo que visa beneficiar o negócio, buscando os melhores preços, prazos, níveis de serviço, qualidade, dentre outras características.

Existem fornecedores para diferentes tipos de suprimentos, como os de matérias-prima para produção de uma empresa, de material de suporte e até de produtos finais, para os casos de empresas que trabalham com revendas.

Independente do tipo, é preciso dar atenção a essa gestão, porque ela é a base da qualidade final dos seus produtos ou serviços.

Além de reduzir falhas, promover maior segurança na estipulação de metas e cumprimento dos prazos com os clientes.

Como fazer gestão de fornecedores?

A seguir, iremos mostrar o que pode ser relevante no momento de criar e gerenciar uma rede de fornecedores para o seu negócio.

1. Escolha de fornecedores

O processo de gerenciamento dos fornecedores começa com a escolha destes, orientada por critérios bem definidos, que façam sentido para a realidade do seu negócio.

Após a definição desses critérios, inicia-se a pesquisa, onde o gestor possa observar fatores como a qualidade da mercadoria, a relação custo-benefício, a confiabilidade da marca, para assim conseguir fazer uma análise comparativa, que resulte na melhor escolha.

Para obter essas informações, pode-se fazer:

  • Pesquisas na internet através do CNPJ;
  • avaliações em sites específicos para aquele insumo;
  • comentários de outros clientes;
  • além do histórico e tempo de existência do fornecedor.

É interessante fazer uma visita presencial nas instalações da empresa, para inferir se logisticamente é benéfico fechar negócio com aquele fornecedor, considerando que a logística dos suprimentos requerem um alto custo.

Além desses critérios, existem outros mais técnicos de acordo com o tipo de material do insumo, podemos citar alguns:

  • Normas de segurança
  • Políticas de compliance
  • Política de direitos humanos
  • Certificações de qualidade
  • Políticas ambientais
  • Flexibilidade para mudanças

Todos esses fatores são importantes, para garantir a confiabilidade e qualidade da cadeia de valor do produto ou serviço.

2. Negocie com os fornecedores

A negociação é um processo importante para garantir o melhor preço e as melhores condições com os fornecedores.

Nesse momento é preciso que o gestor tenha conhecimento do seu fluxo de vendas, do giro do seu estoque, e da previsão da sua demanda.

Com essas informações, ele saberá quais são as variáveis mais importantes para poder negociar.

Por exemplo: se nos feriados geralmente aumentam as vendas da empresa, o empreendedor terá que fazer um planejamento do quanto que precisa cobrar para cobrir suas despesas, quantos produtos serão necessários, em quanto tempo, para assim, ser capaz de negociar com os fornecedores, sem grandes prejuízos desnecessários.

Alguns outros fatores que o gestor pode observar no momento da negociação são: 

  • Condições de pagamento
  • Garantias
  • Benefícios Extras
  • Tempo para pagamento
  • Agilidade de entrega

3. Mantenha o relacionamento com os fornecedores

Tão importante quanto escolher e iniciar o relacionamento com os fornecedores, é saber manter essa relação consistente e benéfica.

A ausência de um bom relacionamento, pode atrapalhar tudo o que foi planejado.

Em termos técnicos, esse processo se trata do SRM (Supplier Relationship Management), ou Gestão do Relacionamento com os Fornecedores.

Em algumas empresas, existem cargos específicos especializados em gerenciar essas contas.

mantendo o bom relacionamento com os fornecedores
Foto de Tima Miroshnichenko no Pexels

A função desse cargo é basicamente promover interações estratégicas, de modo que maximize o valor e garanta que as partes interessadas fiquem satisfeitas.

Essas ações podem levar a outras oportunidades de possíveis parcerias, e até aumentar a flexibilidade na negociação de preços e/ou prazos.

Vale ressaltar que os fornecedores são um dos stakeholders mais importantes, devido à ligação direta com a atividade-chave da empresa.

E para garantir esse bom relacionamento,  existem soluções tecnológicas que facilitam esse processo, automatizando o SRM.

Além de propor outras funcionalidades, como avaliação de fornecedores, classificação de acordo com o custo e qualidade, dentre outros recursos.

4. Avalie constante dos fornecedores

Após a contratação dos fornecedores, é importante ter um sistema de avaliação contínua, que vai assegurar que o que foi acordado no início da negociação está sendo cumprido.

Esse controle possibilitará a criação de planejamentos melhor embasados e estruturados.

Dentro dele, o responsável pelo setor de compras irá monitorar as empresas fornecedoras com critérios gerais (aqueles que se repetem e independente da atividade-fim da empresa) e específicos (que são aqueles aspectos que interferem no modelo de negócio e do produto/serviço final).

Por meio de sistemas de gestão, a empresa consegue coletar, armazenar e gerenciar dados, para assim utilizar a inteligência artificial para basear os planejamentos e as tomadas de decisão relativas aos fornecedores.

Em um cenário que o mercado muda constantemente com o surgimento de novas empresas, o gestor deve ficar atento para se certificar que manter a parceria com aquele fornecedor ainda será benéfico para a empresa, financeira e operacionalmente.

5. Use a tecnologia para gerenciar os fornecedores

O uso da tecnologia para o gerenciamento de fornecedores não é mais considerado um diferencial, e sim uma necessidade dentro das empresas.

Uma das principais vantagens é a possibilidade de integrar informações, dentre os diversos setores envolvidos no processo de fornecimento.

Essas soluções facilitam o processo de compreensão do quê, quanto, com quem e quando deve ser comprado.

Além de informações financeiras que serão essenciais para evitar grandes prejuízos, e escolha de fornecedores inadequados.

Além disso, é possível evitar custos desnecessários com excesso de estoque, compras feitas de forma desprogramada e sem lógica.

Em situações que existam mais de uma filial da mesma empresa, a distribuição dos insumos fornecidos poderá ser acompanhada de forma ágil, fácil e de modo que a segurança desses dados não seja comprometida.

Conclusão

A gestão de fornecedores, apesar de ser um processo completo, é vital para a administração de qualquer negócio. 

Neste post, mostramos a importância em cada processo envolvido, e como ele pode trazer benefícios para vários setores da empresa, inclusive o financeiro. E ela vai mais além de que a rotina de compras e contas a pagar, pois, envolve toda a parte de planejamento, investimento, gerenciamento, controle e implementação de melhorias.

Uma empresa com um processo de compras bem estruturado e definido, terá maiores chances de crescer de forma orgânica, saudável e preparada para qualquer cenário.

Portanto, não fique para trás e comece agora a implementar uma boa gestão de fornecedores para garantir o sucesso nessa área estratégica da sua empresa.

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