Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
controle de caixa

Como fazer o controle de caixa da sua empresa? + [Planilha de Fluxo de Caixa grátis]

Você sabia que cerca de 50% das empresas fecham nos primeiros 4 anos?

E que grande parte desta mortalidade empresarial se dá pelo fato delas não possuírem um controle de caixa bem feito?

Para o empreendedor possuir uma boa gestão financeira, o primeiro passo é ter um bom controle de caixa.

Ou seja, ter o domínio para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são registradas para verificação e análise.

Mas você ainda não sabe como fazer o controle de caixa efetivo da sua empresa e quer aprender agora e sair daqui colocando em prática?

Continue lendo e veja como!

O que é o controle de caixa?

O controle de caixa é a forma de monitorar e ter controle das entradas e saídas de dinheiro do negócio.

E, só a partir desse controle, que é uma ação básica e indispensável da gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados.

Com o controle financeiro, o dono do negócio tem os subsídios necessários para as tomadas de decisões.

E dentre essas conclusões, as principais serão:

  • Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
  • Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
  • Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
  • Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
  • Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
  • Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

Aprenda mais um pouco sobre o que é o controle de caixa no vídeo abaixo feito pelo Sebrae Minas

Qual a importância do controle caixa para a empresa?

Como vimos, o fluxo é muito importante para demonstrar se você está tendo lucro ou prejuízo.

Então vamos ver um exemplo muito comum no cotidiano de todo empresário e entender como essa ferramenta pode ajudar o empreendedor, na prática.

Exemplo de uso do controle de caixa

Um empreendedor decide fazer uma promoção para atrair mais clientes e para isso acabou abaixando o valor dos seus produtos.

A boa notícia é que ele vendeu 25% a mais do que nos períodos anteriores, tendo de receita um total de 35 mil.

Infelizmente, o que o empreendedor não previa era que a promoção fosse aumentar suas despesas com divulgação, comissão e custos de forma tão considerável, somando um montante de 33 mil reais.

Sendo assim, através de um controle de caixa, o empresário,  que estava animado com as receitas, percebeu que seu lucro não foi tão significativo assim.

Apesar de o controle de caixa ter trazido uma notícia ruim para o empreendedor, podemos concluir que foi a partir dessa ferramenta que o empresário percebeu que deve seguir outros caminhos para obter maior lucro.

Por isso ela se torna indispensável para todo e qualquer empreendedor que deseja ter um negócio sustentável.

Como fazer o controle de caixa na sua empresa: passo a passo

1. Tenha uma ferramenta financeira para o controle de caixa

O primeiro passo para ter um bom controle de caixa é possuir uma ferramenta financeira, que pode ser uma planilha ou um software.

E sabendo dessa necessidade, já construímos uma planilha completa para você poder usar no controle de caixa da sua empresa.

Baixe ela clicando no banner abaixo.

super planilha de fluxo de caixaPowered by Rock Convert

2. Crie o centro de custos do seu negócio

O segundo passo é entender o seu negócio, saber quais são seus custos e suas despesas para que você possa criar seu centro de custos.

E, para isso, você precisa entender o que são custos e despesas.

Custos

Os seus custos estão 100% ligados à sua produção ou prestação de serviço, portanto variam de acordo com a quantidade produzida.

Como:

  • Matéria-prima;
  • embalagens;
  • insumos de produção;
  • mão-de-obra de produção e/ou de execução dos serviços;
  • mercadorias adquiridas para revenda.

Despesas

Já as despesas são valores gastos relacionados com a estrutura de administração da empresa.

Como por exemplo:

  • Aluguel;
  • água;
  • luz;
  • telefone;
  • salários administrativos;
  • manutenção;
  • contador;
  • pró-labore;
  • despesas financeiras.

Após elencar quais são as suas futuras despesas e custos, é importante validar o que você fez, seja com um contador ou com outro especialista na área financeira e com empresas do mesmo ramo e segmento que a sua.

Uma ótima dica é elaborar um plano de contas, que é uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise de partes do negócio.

exemplo de plano de contas
Exemplo de plano de contas por Treasy

Mas, a criação de um plano de contas vai depender diretamente do tamanho e das conveniências da empresa.

E para melhor controlar a entrada e a saída de dinheiro, mesmo sendo uma pequena empresa, é conveniente separá-la em vários centros de custos.

No mínimo, uma empresa deve ter 3 centros de custos, que podem ser, como sugestão essas:

  1. Administração
  2. Vendas e publicidade ou consultoria
  3. Divulgação e produção

Mas o importante é dividir a empresa em áreas determinadas, o importante é saber com o que está sendo gasto o dinheiro e a que área corresponde esse gasto.

Haverá, portanto, despesas referentes a somente um centro de custos (por exemplo, publicidade) ou despesas que tenham sido feitas por mais de um centro de custos (consultoria e produção, por exemplo).

Se as despesas relacionam-se a mais de um centro de custo, o ideal é que sejam divididas entre eles.

Você também deve preencher as suas Contas de Receita de acordo com cada grupo de receita existente.

3. Faça o registro das despesas e receitas da empresa

O terceiro passo para ter um controle de caixa eficaz é registrar todas as receitas e despesas que acontecem na sua empresa.

Para isso, você deve entender qual a movimentação financeira da sua empresa e assim fazer com que exista a necessidade de alimentar esse fluxo de caixa.

E dependendo do negócio, é preciso alimentar o controle de caixa diariamente, já em outros casos semanalmente já é suficiente.

Por fim, quando for fazer um lançamento é preciso colocar a:

  • Data da receita ou despesa
  • Categoria
  • Qual o plano de contas
  • Qual é a receita ou despesa
  • Valor referente a ela
  • Status.

4. Faça análises financeiras e tire conclusões

O quarto passo é fazer análises financeiras com seu fluxo de caixa, tendo em vista que, sozinho, o controle de caixa não fornece respostas conclusivas.

Destacamos que ele é apenas um instrumento que ajuda as empresas a definirem o planejamento com dados mais precisos.

Então, para ter uma visão mais completa, alguns tipos de análise que devem ser feitas são:

Análise de liquidez

Significa entender o comportamento de entradas e saídas de caixa ao longo do mês.

É a partir dessa análise que você poderá saber se existe uma necessidade de dinheiro no caixa para os próximos dias.

Passo 1

Faça uma análise de liquidez é já ter uma planilha onde você atualiza as entradas e saídas de dinheiro.

Passo 2

Analise e entenda qual o comportamento das entradas e saídas ao longo do mês.

Isto é, se o saldo fica negativo ou positivo e qual o motivo deste resultado.

Passo 3

Por fim, o terceiro passo é tomar decisões acerca da sua análise.

Se o seu saldo está negativo em determinada época do mês, é preciso analisar quais são as suas opções para conseguir ter sempre um caixa positivo.

Isto é, analisar se vai ser preciso recorrer a formas de empréstimos a curto prazo ou ainda tentar redefinir prazos pagamentos para colaboradores e fornecedores.

Mas, se seu saldo estiver sempre positivo, uma boa prática e plano de ação para melhorar seu resultado é saber quais são os fornecedores que você conseguirá desconto por pagar antes do prazo e assim aumentar sua receita.

Exemplo de aplicação da Análise de liquidez

Uma empresa realiza todos os seus pagamentos no dia 5. No entanto, seu único cliente faz o pagamento no dia 15 do mesmo mês.

Assim, a empresa passa 10 dias utilizando de empréstimos de curto prazo, com altas taxas de juros e termina o mês com saldo negativo.

A solução para o caso é que empreendedor é negociar com seus fornecedores e colaboradores para realizar o pagamento apenas depois do dia 15.

Dessa forma, ele ficaria com saldo positivo durante todo o mês, diminuindo inclusive suas despesas financeiras.

Análise Estratégica

Já a análise estratégica é feita com base nos saldos de caixa da empresa e na análise de liquidez.

O objetivo sempre é identificar onde o empreendedor perde mais dinheiro e como diminuir essa perda.

Para fazer essa análise o empreendedor deve ficar atento ao:

Contas à Receber

Saber qual a quantidade de dinheiro deve receber, quanto vai ser pago à vista e quanto vai ser pago à prazo, se existirá inadimplência no período dos clientes, entre outros.

Contas à  Pagar

É preciso adiar os pagamentos tanto quanto possível, sem perder o prazo de pagamento e se comprometendo a pagar juros.

Por isso é inteligente negociar com empresas que fornecem o prazo de pagamentos maiores e não fazer pagamentos antecipados sem receber o benefício apropriado.

Estoque

O objetivo é fazer o estoque girar o mais rápido possível, sendo assim é preciso realizar compras sensatas, liquidar mercadorias obsoletas e de baixa movimentação e procurar formas de pagamentos estendidos para a compra de matéria-prima e materiais.

Folha de Pagamento

É importante manter o salário dos funcionários em dia, sem melhorar sua posição de caixa as custas dos seus funcionários.

Por isso é importante ficar atento a data de pagamento estipulada, considerar os benefícios e incentivos, e melhores momentos para promoções e contratações.

Ficando atento a essas principais despesas e gastos o empresário teria mais condições de poupar e fazer futuras aquisições, seja para comprar novas máquinas ou abrir uma nova filial.

Conclusão

Segundo a Endeavor, 60% das empresas que fecham são lucrativas, mas por não ter uma boa gestão financeira acabam entrando em falência.

Sendo assim o controle de caixa é uma ferramenta indispensável para o empreendedor conseguir alavancar seus resultados e se precaver de possíveis problemas que possam acontecer.

Por isso nós, da FCAP JR. Consultoria, elaboramos uma planilha de fluxo de caixa, que aborda um passo a passo que deve ser seguido para criar um controle efetivo das entradas e saídas de caixa.

Clique abaixo, e baixe gratuitamente!

super planilha de fluxo de caixaPowered by Rock Convert

COMPARTILHE ESSE POST

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no email
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no telegram

Se inscreva na nossa newsletter

Fique por dentro dos melhores e mais atualizados conteúdos sobre gestão e leve sua empresa para um novo patamar. É simples, digite seu nome e e-mail abaixo: