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4. Sistema de Gestão

Como impulsionar a produtividade da sua empresa através de processos bem definidos

Um dos maiores desafios na gestão de empresas é a implementação de técnicas que aumentem a produtividade e auxiliem a equipe a obter resultados positivos. O aproveitamento do tempo é algo precioso para equipes de trabalho, mas acaba sendo deixado de lado em muitos momentos devido a erros que vão impactar tanto nos recursos quanto no pessoal. Uma empresa bem estruturada precisa ser produtiva e manter um fluxo que gere qualidade e lucratividade.

Por isso, utilizar processos bem definidos é uma das melhores estratégias para que a empresa funcione como um todo e que haja integração entre as diferentes áreas – e esses são apenas alguns dos pontos positivos.

Redução de custos na empresa

Uma das maiores vantagens para uma empresa que possui processos bem definidos é a possibilidade de reduzir custos em diferentes áreas.

Isso pode ser aplicado, por exemplo, no treinamento de funcionários, que pode ser feito de forma mais rápida e eficaz, otimizando o tempo do instrutor e também do funcionário, que se tornará capacitado e poderá iniciar sua produção em menos tempo.

Outro bom exemplo é a menor necessidade de horas extras. Com a melhor definição dos processos, os funcionários conseguirão lidar com o estoque de trabalho de forma mais funcional e sem grandes obstáculos, visto que haverá uma padronização nas entregas dos serviços.

Melhor aproveitamento do tempo

Uma gestão que utilize essas técnicas também evita o retrabalho, um dos maiores pesadelos dos gestores e que resulta em um tempo não aproveitado. Os processos bem definidos ainda evitam o acúmulo de trabalho para alguns setores e possibilitam reduzir o tempo e recursos gastos em cada função, permitindo que, além do cumprimento de prazos nas entregas das demandas, haja maior tempo disponível para revisões e prevenção de erros nas entregas das demandas, bem como para atualizações e aperfeiçoamentos da equipe. Consequentemente, melhoram a dinâmica interna e aumentam a produtividade.

Uma boa organização empresarial auxilia na definição de metas eficientes e na estruturação das etapas necessárias para que elas sejam alcançadas e é capaz de gerar um maior destaque no mercado e uma elevação no padrão de qualidade dos projetos.

Com todos esses benefícios, os clientes também terão maior satisfação pelo serviço prestado e há maior chance de fidelização.

Como começar a usar processos bem definidos na minha empresa?

Em um momento inicial, destacamos a importância de realizar um mapeamento de processos. A partir desse mapeamento, será possível mensurar o desempenho destes processos e fazer um levantamento de formas para otimizá-los.

Nesta etapa, buscar alternativas para automatizar os processos pode ser uma boa ideia. Há uma ampla gama de softwares pensados para auxiliar nesses momentos, mas é necessário que haja um monitoramento constante para que o fluxo se mantenha bem organizado.

Também é fundamental definir as prioridades atuais da gestão, e isso envolve encontrar as falhas, dificuldades, ruídos na comunicação e os seus motivos. Ao final, os gestores terão maior facilidade para entender o atual funcionamento das equipes e quais devem ser as novas metas e formas eficientes de alcançá-las.

Filosofia Agile para a sua empresa

Uma opção a ser considerada é a adoção da filosofia Agile, criada em 2001 com a divulgação de um manifesto fundamentado em quatro valores – que envolvem interações entre indivíduos, foco em funcionamento, colaboração com o cliente e adaptabilidade – e doze princípios. Inicialmente, era utilizado no mercado de softwares pensando num desenvolvimento ágil, mas hoje se tornou referência para gestão empresarial e também foi a base para criação de metodologias como Kanban e Scrum.

Neste modelo de gestão, é utilizada uma abordagem iterativa e com foco no tempo, que torna a empresa mais adaptável a mudanças e permite que o processo de tomada de decisões seja mais rápido, por meio da comunicação simples e de uma estrutura organizacional flexível.

É preciso ter disciplina

De que adianta mapear processos, definir metas, adotar uma filosofia… E não colocar nada em prática? Ou colocar em prática somente pela metade?

Para alcançar os resultados desejados, as técnicas não podem ficar apenas no campo teórico. É preciso que a equipe esteja integrada e que haja disciplina para cumprir os processos da forma que foram definidos e que essa mentalidade se mantenha constantemente.

É comum definir uma forma de organização que dá certo durante os meses iniciais e depois começa a desandar. Por isso, incentivos e monitoramento de equipe são fundamentais para a real implantação dos processos bem definidos na empresa.

Se precisar de ajuda para dar início a esse processo, conte com a Trilha de Consultoria da FCAP Jr. Entre em contato conosco para agendar uma visita e receber um diagnóstico gratuito!

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4. Sistema de Gestão

Saiba como reter talentos na sua empresa

Uma das dificuldades da gestão de recursos humanos de uma empresa é reter talentos. Construir uma boa equipe, harmoniosa, onde os colaboradores se sintam bem em participar requer um empenho a mais, porém, se bem feito, também traz resultados surpreendentes.

Nesse sentido, o cuidado em tirar o melhor de cada membro deve ser o mantra da organização. Isso não implica dizer que os funcionários devem ser tratados de maneira sempre muito rígida, com rotineiras duras cobranças, aliás, muito pelo contrário. Para extrair o melhor de algo são necessárias muita paciência e análise.

Fonte: Eugênio Mussak

Para que você saiba um pouco mais sobre como gerir talentos, nós separamos sugestões valiosas para você refletir o uso delas na sua empresa. Reter  talentos é essencial, mas não vem da noite para o dia. Confira a nossa lista:

Estabeleça planos de carreira aos funcionários

Uma maneira comum de desperdiçar talentos é não promover a eles uma perspectiva de futuro. A ambição em larga escala é um defeito, mas nós devemos entender que, sendo moderada, ela é uma característica comum dos seres humanos.

Portanto, mostrar às pessoas o caminho que elas podem trilhar dentro da empresa é uma decisão confortante, a fim de obter ganhos nos desempenhos delas.

Não havendo um futuro palpável, no sentido de que tudo parece muito distante e inacessível, a tendência é que a equipe não encontre uma razão no trabalho e a produção, consequentemente, diminua.

Para reter talentos é necessária a criação de planos de carreiras para os funcionários. Há serviços especializados justamente para promover esses planos, na medida em que são bons tanto para o aumento da produtividade na empresa, quanto à satisfação dos colaboradores.

Capacitação, metas, tempo de trabalho, remuneração e entre outros são fatores usados para a montagem de um plano de carreira. Tudo isso deve entrar na equação.

Engajar os colaboradores é indispensável

Dedicar-se a algo, fazer alguma coisa com dedicação e afinco. O significado de engajar explica o motivo dessa palavra ter passado a ser tão usada no meio empresarial.

Não é somente desempenhar uma função, muito menos fazer por fazer, uma pessoa engajada tem razões maiores para realizar algo. Despertar o engajamento é uma peça chave para o aumento da produtividade.

Por ser um conceito abstrato, para se conseguir promover o engajamento não depende de uma fórmula única, com um passo a passo descrito. Se para muitos isso pode ser um notícia ruim, faça diferente. Se não existe uma receita para engajar funcionários, então quer dizer que existem várias maneiras.

Utilize a criatividade, faça ações que despertem esse sentimento, etc. O fato é: colaboradores que se dedicam a um determinado fim com afinco estão no seu melhor estado de participação.

Crie um bom clima organizacional

Fonte: Simeon

É praticamente impossível reter talentos em um ambiente desorganizado, tumultuado e de aura pesada. Ter um bom clima organizacional é o suporte para que os colaboradores consigam produzir de acordo com o esperado, ou até superando as expectativas. Um lugar bem organizado por promover até a sensação de engajamento que destacamos no último ponto.

Por o clima organizacional não trazer resultados de forma direta, eles são menosprezados em muitas ocasiões. No entanto, ao mesmo tempo que um bom ambiente de trabalho traz benefícios em grande escala, um péssimo resulta no péssimo desempenho da empresa.

Geralmente, eles são subestimados até quando o fracasso está iminente. Sabendo disso, não deixe sua empresa entrar em declínio para tomar uma atitude e criar um bom clima organizacional.

Recompense o trabalho bem feito

Assim como organizações, como um todo, sentem-se orgulhosas com seus cases de sucesso, o bom funcionário deve receber esse mesmo prestígio. Premiações e recompensas podem ser pensadas como um modo de incentivar que ele permaneça produtivo, além de se tornar um exemplo para os outros.

A ideia do trabalhador que só tem obrigações e prazos já passou há muito tempo. Tanto é que o termo colaborador ganhou força nessas novas relações de trabalho. O tratamento para quem faz a empresa funcionar deve ser bem pensado e colocado em prática.

Caso contrário, já dá para imaginar o que se pode esperar de um trabalhador infeliz e insatisfeito.

Delegue funções importantes

Ainda nessa toada de valorizar o funcionário, na ideia de plantar hoje para colher os bons frutos no futuro, deixar claro a sua importância é uma excelente ação. Para isso, delegar funções importantes é fazer ele se sentir realmente parte da empresa, o que de fato é!

Aqueles que se mostrarem dignos de confiança podem receber uma oportunidade de cuidar de algo mais importante, em comparação com a sua função diária. Além de ser uma mensagem positiva ao membro, esse tipo de ação acaba distribuindo melhor as atividades da empresa, desafogando o trabalho de todos os outros.

É válido ressaltar: o cuidado em como essas funções serão distribuídas requer um planejamento organizado, para evitar o descontentamento de uns e os erros de outros.

Incentive regularmente a troca de informações

Fonte: 4you

Criar um canal aberto de sugestões, críticas e elogios é muito importante para obter informações sobre a empresa. Às vezes, os pontos citados anteriormente neste artigo são feitos, mas o resultado pode não ter sido o esperado justamente pelo fato de que os membros da organização não foram escutados. 

Ao mesmo tempo em que críticas não-construtivas devem ser deixadas de lado, as de interesses notáveis não podem ser coibidas. Um ambiente coeso só existe quando há espaço a ouvir o contraditório.

E, sim, os elogios também são bem vindos e podem responder se o trabalho está sendo bem feito. A comunicação deve ser estimulada em qualquer instituição.

Aproveitar da melhor maneira possível o nosso potencial é uma lição diária, que também pode ser transportada a como lidamos com a gestão dos funcionários da nossa empresa. Acreditar e alimentar as qualidades das pessoas é uma virtude produtora de bons frutos.

Usar os talentos dos colaboradores sempre beirando a perfeição não é tarefa fácil. Mas já que neste artigo você aprendeu um pouco mais sobre a importância da retenção deles, entra em contato com a nossa equipe clicando aqui, e aí nós te auxiliaremos a elevar o potencial da sua organização.

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4. Sistema de Gestão

Aumente a Eficiência da Empresa Através da Gestão de Processos

           Toda e qualquer empresa, não importando qual o seu tipo de atuação ou em que mercado está inserida, tem uma série de rotinas. São tarefas que ocorrem com repetição constante em maior ou menor velocidade, podendo ser extremamente simples e operacionais ou, até mesmo, complexas e lentas. Mesmo assim, caso elas aconteçam sempre usando os mesmos tipos de recursos e tendo o foco em um mesmo resultado, podem ser entendidas como um processo.

Os principais objetivos da gestão de processos estão voltados a entender exatamente o que ocorre em cada uma destas rotinas, de modo a identificar pontos de melhoria e aprimorar a rotina de maneira, tal que seja cada vez mais eficiente.

Neste contexto, a busca por economia, agilidade, produtividade, segurança e qualidade nunca termina, assim como os ganhos conquistados devem ser sempre incorporados ao dia a dia da operação.

Por que fazer a gestão dos processos?

A partir do momento em que uma empresa decide traçar seus planos, criando, assim, objetivos, metas, além de suas respectivas estratégias, tem-se início a uma jornada, a qual se inicia com a elaboração de ideias abstratas e segue até a produção de resultados concretos. No meio de campo, passa a ser responsabilidade da gestão alocar os recursos e controlar a produção dos resultados.

No que diz respeito aos processos, os interesses se dirigem para a otimização da relação entre entradas (inputs) e saídas (outputs). O que, em outras palavras, significa o objetivo primário da gestão de processos: produzir resultados superiores, consumindo quantidades de recursos inferiores, ocorrendo tudo isso em prazos cada vez mais acelerados.

Em contrapartida, tendo como propósito atingir o estágio de eficiência, os gestores devem se valer cada vez mais de fundamentos concretos. Dessa forma, é imprescindível que haja o acompanhamento do fluxo de trabalho de perto, comparando as etapas e as atividades com os padrões de excelência. Se, no contexto analisado, o que é feito se revela incompatível com os modelos de qualidade, haverá desperdício de recursos ou produtividade aquém do potencial.

            Cientes dessas premissas e visando cada vez mais a excelência em gestão, é importante ter bastante atenção como executar e controlar com eficiência as operações através da gestão de processos, a fim de conquistar os seguintes pontos:

  • Aumentar a produtividade: Empregar técnicas, tecnologia e métodos de organização mais adequados e promover o aprimoramento contínuo das atividades, ampliando os outputs gerados em volume e qualidade.
  • Reduzir custos: Seguir padrões que reduzam o consumo de bens, tempo e capital para produção dos resultados da empresa, quer seja um produto, um serviço ou, até mesmo, uma decisão.
  • Melhorar a gestão do tempo: Produzir em prazos mais curtos, especialmente com o auxílio da tecnologia e das medidas de simplificação de processos.
  • Auxiliar a tomada de decisão: Acompanhar as atividades de perto e reunir informações sobre o funcionamento dos processos, permitindo a tomada de decisões mais aderentes às necessidades da empresa.

Como fazer a gestão dos processos?

Ciente da importância atrelada à boa gestão de processos, surge o questionamento: “O que eu devo fazer para obter tais vantagens?”

1.      Mapeie os processos da empresa

Descreva, de forma esquemática, os processos da cadeia de valor da empresa, identificando relações de causa e efeito entre as partes envolvidas. De maneira objetiva, nada mais é que entender qual é o passo a passo do ingresso de recursos no sistema até a produção dos resultados.

É importante entender que o mapeamento é o ponto de partida para avaliar os padrões utilizados pela organização e diagnosticar deficiências, o que só se justifica pelo que foi  Com base em tudo que foi mapeado, as práticas estabelecidas podem ser confrontadas com as referências do mercado e com as expectativas da empresa.

 

2.      Estabeleça indicadores de desempenho:

Como já citaram Robert Kaplan e David Norton, influentes e renomados quando o assunto é gestão empresarial: “O que não é medido não é gerenciado.” Dessa forma, é imprescindível que se escolha um conjunto de índices e taxas para entender o desempenho dos processos.

Um exemplo simples para ilustrar esta etapa diz respeito a uma mudança no RH, quando o setor passa a coletar dados sobre o retorno do investimento em treinamentos, turnover, produtividade e custo das horas extras.

O sistema de indicadores é fundamental por dois motivos principais: fornecer o conhecimento necessário sobre as práticas atuais e permitir a comparação entre o desempenho presente e o histórico, a partir de futuras medições. Desse modo, monitorar indicadores é essencial para entender se estar no caminho certo.

 

3.      Identifique oportunidades de melhoria

Após o cumprimento das etapas anteriores, ficam visíveis todos os passos dos processos, inclusive em que ponto ele está travando, gerando desperdícios ou ocasionando uma má percepção pelos clientes.

Nesta terceira etapa são feitas as alterações nos processos, somente depois de ver e compreender todo o histórico até a finalização, que é quando se pode analisar quais mudanças podem ser implementadas na rotina, além das suas respectivas influências sobre a percepção do valor agregado.

Para eleição das melhorias mais adequadas, pode ser interessante contar com o auxílio de consultores externos, os quais, além de agregar com o conhecimento técnico e com a habilidade de adequar práticas empresariais aos padrões de excelência, têm experiência e representam uma visão externa à operação.

 

4.      Implemente as melhorias

Sendo elencadas as melhorias, faz-se necessária a criação de um plano de ação para realizar a implementação, o qual deve ser desenvolvido a partir de conversas com os líderes e tomando providências para engajar os colaboradores. O ideal é contar com as sugestões dos próprios envolvidos por meio de entrevistas e pesquisas de campo.

Este plano de implementação deve contar não só com as ações definidas, mas é importante que haja a definição de prazo, responsáveis, como ocorrerá cada uma das etapas e deixar claro qual o objetivo de tais alterações.

É aqui em que são descritas cada uma das tarefas a serem executadas no processo, manualizando as rotinas de trabalho, a fim de que qualquer pessoa possa seguir o passo a passo e executar.

 

5.      Monitore a execução dos processos

Após todas as mudanças, para que se evitem desvios e que seja possível a tomada de medidas corretivas, em caso de inconformidades durante a execução, é necessário que o processo seja monitorado.

Este é outro ponto importante, visto que muitas empresas não possuem um sistema de controle de qualidade em seus processos e acreditam que estão fazendo o certo, mas, gradativamente vão perdendo mercado, pois não conhecem a percepção de seus clientes sobre seu produto ou serviço.

Vale salientar que o monitoramento vai além de ter um reclame aqui em seu site, valendo-se apenas da qualidade percebida pelo cliente. Desse modo, monitorar é estar envolvido com a causa e tentar prever os problemas antes que aconteçam.

CONCLUSÃO

A gestão de processos está além de conhecer a operação e saber as etapas, mas sim envolve agir de forma estratégica a fim de buscar resultados e agregar valor através do monitoramento constante da operação.

Assim sendo, a gestão de processos, quando feita de forma eficiente, possibilita o melhor e maior conhecimento das operações da empresa, dando condições para uma melhor avaliação dos resultados.

Seguindo esta temática e conhecendo os conceitos apresentados, além do potencial que eles podem exercer sobre sua empresa, procure colocá-los em práticas e gerar cada vez mais possibilidades de resultados.

Caso ainda haja alguma dúvida, sinta-se a vontade para deixar um comentário ou falar conosco!

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4. Sistema de Gestão

Melhore a Produtividade da sua Equipe e Aumente Seus Resultados

Assim como para Tom Jobim era impossível ser feliz sozinho, no mundo dos negócios é impossível prosperar sem uma equipe comprometida e preparada para buscar bons resultados. 

O recurso mais importante de qualquer organização são as pessoas que fazem parte dela e são justamente essas pessoas que determinam o ritmo em que sua empresa alcança os objetivos e a qualidade com que seu cliente final será atendido. 

Ter uma equipe feliz, motivada e bem orientada é muito importante para o sucesso do seu negócio. Você já parou para pensar no que seria de Steve Jobs sem Wozniak e sua equipe de Engenheiros e Designers mega-ultra-super competentes?Ou em John Lennon sem o restante dos Beatles? Eu já! 

 

Por isso que nós, da FCAP Jr., elencamos algumas dicas para melhorar a produtividade da sua equipe e aumentar seus resultados:

#1 Invista em uma Cultura Organizacional forte

            Ter uma cultura organizacional sólida impacta diretamente seus resultados, pois ela influencia diretamente no engajamento dos funcionários. E uma cultura organizacional forte não se resume apenas a um grupo de frases bonitas penduradas na parede.

            Estabelecer Missão, Visão e Valores é sim muito importante para a organização do ponto de vista estratégico, mas como você fortalece esses aspectos no cotidiano? Ao construir isso, é necessário entender que nenhum indivíduo consegue se adequar 100% a um determinado contexto e é justamente isso que faz toda a diferença.

            Uma boa cultura é aquela que abraça o incomum e vê na diversidade de ideias, de talentos e de pessoas uma oportunidade de sair na frente. Sua empresa está preparada para absorver as melhores ideias que seu time pode ter? É muito provável que cada um dos seus colaboradores tenha vindo de um contexto diferente.

As pessoas migram de cidades, de empresas, de cursos e, para o obter os melhores resultados possíveis, essas pessoas devem possuir liberdade para sugerir e compartilhar suas perspectivas. Uma boa saída para ajudar a acolher a diversidade de uma forma proveitosa é a adoção de um planejamento estratégico participativo.

Que tal uma imersão anual ou até mesmo semestral com brainstormings, reflexões, estabelecimento de metas e objetivos compartilhados por todos?

Vale muito a pena reunir seu time e perguntar-lhes:

1.    O que não deu certo no último período?

2.    No que podemos melhorar?

3.    Quais serão os nossos próximos passos?

Ao fazer isso, mostre-se aberto para as mudanças e enxergue-as como oportunidades para crescer. Você não precisa acatar todas as ideias, mas dessa forma você abre espaço para que as melhores surjam. Afinal, um time inteiro sempre terá uma visão mais ampla da situação do que seu gestor sozinho. Lembre-se: aprendizagem contínua é fundamental e ninguém sobrevive à competitividade do mercado sem se reinventar!

 

#2 Conheça seu time

            Vale a pena tirar um pouco do seu tempo para conhecer melhor aqueles que você gerencia. Em um bate-papo você pode descobrir que João, além de excelente programador pode ser um bom comunicador também e que Maria, da contabilidade, na verdade ama a área de vendas e se daria muito melhor nela.

            Além disso, apenas conhecendo bem sua equipe você saberá o que a faz se mover. De acordo com Eduardo Ferraz, em seu livro Seja a Pessoa Certa no Lugar Certo, as pessoas costumam ser motivadas, principalmente, pelos seguintes fatores:

     Estabilidade:

      algumas pessoas buscam segurança profissional em suas vidas e estão dispostas a abrir mão de altíssimos salários em função de riscos menores ou benefícios para familiares, por exemplo;

     Reconhecimento:

      ser reconhecido pelo que faz é o que move muitas pessoas em direção ao alcance de metas. Pode ser muito frustrante para alguns conseguir bons resultados e não receber nem um “parabéns” ao final. Esteja atento para não deixar os esforços de sua equipe passarem batidos aos seus olhos;

     Dinheiro:

      no mundo capitalista em que vivemos é comum que muitas pessoas prezem por boas recompensas financeiras. Aqui se encaixam os perfis que costumam se arriscar mais em troca de salários mais altos ou passar mais tempo trabalhando em troca de remuneração por horas extra.

     Aprendizagem:

      nesse grupo se encaixam as pessoas que são movidas por curiosidade e descobertas. Aqueles profissionais que estão sempre dispostos a aprender coisas novas e precisam disso para ir mais longe em suas carreiras. Para alguns, o conhecimento pode ser o principal fator de motivação;

   Saber qual o maior motivador da sua equipe pode te poupar esforços e deixar seus colaboradores muito mais satisfeitos. E é válido salientar que esses fatores podem variar ao longo da vida de uma pessoa.

   Por exemplo, recém formados ou estagiários costumam buscar bastante aprendizagem no início de suas carreiras. Já profissionais mais experientes costumam buscar maiores recompensas financeiras ou estabilidade em seus empregos.

            No entanto, essas observações não são regras, por isso a importância de conhecer a fundo com que você trabalha.

 

#3 Combata a Síndrome do Impostor

Atualmente os transtornos mentais são a terceira maior causa de afastamento no trabalho e a tendência é que, em cinco anos, eles sejam os principais motivos de afastamento. Portanto, para que o trabalho seja fonte de saúde e não de doença para o seu colaborador, é necessário que você se empenhe em combater males como a Síndrome do Impostor.

 A Síndrome é uma das causas mais comuns do Burnout, que é um distúrbio relacionado ao estresse e a depressão, muito característico do espaço de trabalho. Essa síndrome geralmente acomete pessoas que são capacitadas, no entanto não se sentem pertencentes à sua função ou não acreditam que estão desempenhando bem seu papel.

Como gestor, a sua principal função nesse combate é prover seus subordinados das condições mínimas necessárias para desempenhar as funções as quais são encarregados. E isso inclui desde prezar por um ambiente adequado até mesmo fornecer os materiais e a capacitação necessários para a realização de uma determinada atividade.

Se houver alguma suspeita de desmotivação no trabalho, pergunte o que houve e como você pode ajudar. Muito da atividade de um gestor é saber servir da melhor maneira possível àqueles que coordena e nesse link estão disponíveis alguns sinais que as vítimas da Síndrome do Impostor apresenta.

Busque fazer com que seus funcionários enxerguem os erros como oportunidades para aprender e até mesmo reconheça que alguns deles são inevitáveis. Caso se depare com alguém injustamente triste pelo próprio desempenho, ajude-o  e lembre-o dos seus acertos passados.

A preocupação com o bem estar seus colaboradores deve ser permanente e genuína!

Estratégias de endomarketing como a instalação de sala de jogos ou de descanso em empresas já estão batidas e fazem pouquíssimo efeito caso os funcionários estejam abarrotados de metas inalcançáveis. Mais importante do que um horário flexível ou a liberdade de trabalhar em casa, é o trabalhador saber que há alguém preocupado de verdade com a sua saúde.

Experimente incluir nas pesquisas de clima da sua empresa a vertente de saúde do trabalhador. E por saúde, entenda sua capacidade de adaptar-se bem ao ambiente em que trabalha.

Lembre-se: um time feliz e bem motivado reflete diretamente na qualidade do atendimento aos clientes. E a regra é simples: o cliente feliz recomenda seu produto e tende a voltar!

 

 

#4 Equipes pequenas funcionam melhor

 

            De acordo com Jeff Sutherland, criador da metodologia de Gestão de Projetos Ágil Scrum, já foi provado que equipes menores trabalham mais rápido. O ideal é que cada time seja composto por 7 pessoas, podendo haver variação de duas pessoas a mais ou duas a menos, e é essencial que entre esses profissionais estejam as competências necessárias para a concretização da tarefa.

            Lawrence Putnam, um autor e pesquisador da área de desenvolvimento de softwares, dedicou sua vida a descobrir quanto tempo as tarefas demoram para serem feitas e chegou à conclusão de que projetos com vinte ou mais pessoas levavam mais tempo para serem concluídos do que projetos com cinco ou menos integrantes.    

Putnam realizou centenas de experimentos os quais comprovaram sua teoria de que nem sempre equipes maiores apresentam melhores resultados. Na verdade, os experimentos mostraram exatamente o contrário e isso se deve principalmente a dois motivos:

O primeiro é o tempo que as pessoas levam para se tornarem rápidas em determinada atividade, o tempo para pegarem prática. Com mais pessoas, esse tempo tende a ser maior.

Já o segundo está ligado ao fato de que, com o aumento da quantidade de pessoas nos grupos, o número de canais de comunicação acaba aumentando drasticamente e nosso cérebro simplesmente não consegue acompanhar tão facilmente.

            Equipes menores tendem a acelerar a gestão das informações e a tomar decisões mais rapidamente. Tudo o que você precisa fazer é montar bons times e dar-lhes as condições necessárias para desempenharem seus respectivos trabalhos.

 

#5 Preze pela boa comunicação

 

            Warren Buffet estava certo ao dizer que “a boa capacidade de comunicação em público aumenta o seu valor de capital humano em 50%”. A regra número um para uma boa comunicação é olhar nos olhos. Ao passar uma tarefa qualquer para um determinado grupo, certifique-se de que foi bem compreendido. Peça para o seu interlocutor repetir o que ele tem de fazer e sempre pergunte se ele possui alguma dúvida.

            Ao solicitar algo, garanta o comprometimento do seu funcionário firmando um compromisso com ele. Uma dica para isso pode ser deixar que ele mesmo determine o prazo das suas entregas. Dessa forma, ele se sentirá mais pressionado a cumpri-las, afinal ele mesmo deu sua palavra que conseguiria naquela data.

Lembre-se também que a comunicação e a confiança são vias de mão dupla, então nunca deixe de cumprir suas promessas e evite esquecer seus compromissos. Não falte reuniões, seja transparente e forneça feedbacks construtivos. Esteja sempre acessível e atento para ouvir sua equipe também. E nunca se esqueça de olhar nos olhos!

             Por fim, mas não menos importante, comemore as conquistas em grupo! Observo muitos casos em que os chefes costumam premiar seus times pelo alcance de determinada meta com metas ainda mais agressivas. Isso pode ser bom para estimular a competitividade, mas quando essas metas não são bem planejadas, elas podem desencadear um sentimento de frustração coletivo.

            Portanto, preze pela celebração das conquistas. Que tal um happy hour vez ou outra para integrar melhor os times e ter uma equipe feliz e comprometida ao seu lado?

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4. Sistema de Gestão

Aprenda a calcular a capacidade produtiva de sua empresa

Compreender a capacidade produtiva de sua organização é pré-requisito para maiores aspirações de um gestor. Em síntese, consiste num indicador de performance na área dos processos da empresa. É primordial para a medição do desempenho em qualquer indústria, mas também é utilizado na produção de serviços.

Numa definição objetiva, é a máxima capacidade em que uma empresa produz o produto ‘X’, num intervalo de tempo ‘Y’, com os recursos disponíveis. Portanto, é válido ressaltar que, não  necessariamente, é um dado crescente. Isto é, nem sempre será vantajoso ter uma capacidade produtiva alta, e sim, uma adequada à demanda.

Importância

Uma decisão baseada em dado, na prática, é a mais próxima da assertividade. E a capacidade produtiva é exatamente isso: um dado, que, com suas diversas variáveis, se torna um insumo extremamente relevante no momento de tomada de decisão de qualquer empresa.

Numa organização moderna, as decisões pautadas em indicadores de desempenho é premissa para estar sempre assegurando renovação e modernidade na gestão. É com eles que se garante um monitoramento e controle adequado sobre o desempenho organizacional. Para entender melhor sobre indicadores de desempenho, só clicar aqui 

Calculando a capacidade produtiva

Existem algumas maneiras distintas de calcular a capacidade produtiva, são estas:

Instalada

Considerando sua infraestrutura, a capacidade produtiva instalada avalia o potencial máximo da produção, num cenário onde todos os recursos funcionam com plenitude, sem falhas, perdas ou imprevistos.

Disponível

Similar à capacidade produtiva instalada, a disponível se diferencia quando analisa somente os recursos disponíveis em um determinado momento. Aqui também não são levadas em conta as perdas, interrupções e falhas.

Efetiva

Consiste no nível produtivo que a empresa possui. Tem sua base na capacidade disponível, mas consideram também as falhas de produção, as perdas e as interrupções. Por serem variáveis previsíveis, estas são incluídas, diferentemente da perda de recursos, queda de energia, etc.

Realizada

Corresponde à capacidade efetiva com a diferença de que considera perdas e interrupções não planejadas. Queda de energia, perda de materiais são variáveis consideradas na capacidade realizada.

 

 

Otimizando a capacidade produtiva da minha empresa

 

Da mesma forma que coletar o dado para se ter ciência do panorama da empresa, e monitorar os resultados de maneira cíclica são primordiais, pôr em prática ações preventivas e corretivas é algo no mínimo tão importante quanto.

 

Abaixo, algumas estratégias e ferramentas que podem auxiliar na otimização da capacidade produtiva da sua empresa:

 

Foco no que importa

 

É comum em organizações que se tenha uma disfunção da clareza na execução dos processos. Muitas vezes se tem uma compreensão distorcida daquilo que é realmente primordial para o funcionamento da empresa. Uma solução para isso é ter todos os processos mapeados, para que se consiga determinar todo o ciclo de vida do produto ou serviço, definir os responsáveis e, consequentemente, ter maior noção de priorizar os processos-chave e agir em cima deles. Neste material, explicamos de maneira mais detalhada sobre o mapeamento de processos.

Gestão à vista

 

Ferramenta bastante utilizada a nível global, ter uma gestão à vista eficiente e funcional na sua empresa é essencial para disseminar informação de forma eficaz para todos os colaboradores envolvidos. O Kanban é um exemplo de gestão à vista comumente visto em indústrias, entretanto, não há um modelo específico obrigatório de gestão à vista. Elementos como objetivos da organização, quadro de atividades, resultados de um período específico, colaboradores destaque, aniversariantes, acompanhamento de metas e indicadores são outras opções para serem expostas na gestão à vista da sua empresa. Para compreender melhor sobre, basta clicar aqui.

 

Tecnologia

 

Em meio a uma transformação digital ao redor do mundo, é preciso tornar a tecnologia uma aliada aos negócios. Buscar a junção dos recursos tecnológicos com as habilidades humanas é a tendência para o futuro e um caminho promissor para toda organização. Um mecanismo de análise de dados, automação de processos ou, até mesmo, planilhas, podem trazer um retorno benéfico. 

 

Controle de estoque

 

Um controle de estoque eficiente é importante pois a essência da capacidade produtiva é a busca pelo equilíbrio. Não é interessante produzir a mais e tampouco a menos. Para isso, além de uma previsão de demanda aliada à uma comunicação constante com o setor comercial da empresa, está o estoque. Com um estoque abaixo do necessário, a capacidade produtiva também é reduzida, já com um estoque acima, a capacidade produtiva ultrapassa os níveis adequados, pois ocasionará em acúmulo desnecessário no inventário, já que não há demanda suficiente para cobrir a produção.. Esta ideia corrobora ainda mais com o raciocínio da ferramenta estratégica que é a capacidade produtiva.

 

Pessoas certas nos lugares certos

 

Um dos pilares da capacidade produtiva é o engajamento dos colaboradores. É uma realidade que a causa raiz da maioria dos problemas nas organizações se volta aos responsáveis. Uma alternativa para amenizar essa realidade é um enfoque especial na área de gestão de pessoas da empresa. Avaliar se aquele funcionário é o ideal para estar executando aquela atividade e, mesmo que seja, avaliar também se ele não seria melhor em outro setor da organização. Ter os descritivos de cargo da empresa, realizar avaliações de desempenho, pesquisas de clima organizacional e felicidade no trabalho são algumas saídas para buscar solucionar o problema. É interessante, também, capacitar ao máximo os colaboradores. Ter as pessoas certas nos lugares certos é essencial, e se elas tiverem no auge de seu potencial, o natural é que deslanchem positivamente.

 

Diagrama de espaguete

 

Uma ferramenta ideal para enxergar de maneira simples e objetiva a operação da empresa: o diagrama de espaguete. Tem esse nome pois consiste em várias linhas, que representam o deslocamento do funcionário durante o processo produtivo. Com o diagrama é possível observar todos os deslocamentos desnecessários e, deixar explícito os gargalos mais expostos nesse sentido, contribuindo assim com maior facilidade no apontamento de pontos de melhoria. Para uma maior compreensão do assunto, este artigo elaborado pela Voitto terá utilidade.

 

Consequentemente, analisar a infraestrutura e layout é outra alternativa que, após analisado todo o deslocamento para a entrega do produto final, pode trazer efeito positivo nos resultados da produtividade. Uma melhor distribuição de recursos e maquinário tem grande potencial de agir positivamente.

 

Planejamento 

 

Após aplicados os planos de ação e ferramentas para melhorias na capacidade produtiva da organização, é necessário que se tenha um planejamento adequado. Ter consciência dos limites de produção, limites dos recursos humanos, dos equipamentos, etc. Saber quando realizar uma manutenção na máquina ‘X’, ter discernimento para decidir o que seria desnecessário para a organização executar e, consequentemente contratar serviços de terceirização. Ou até mesmo, acrescentar ou reduzir os turnos de funcionamento da operação da empresa. Decisões deste tipo requerem um planejamento prévio e bastante conhecimento do negócio.

             

Ficou alguma dúvida?

Nós da FCAP JR. estaremos sempre de dispostos a te ajudar, é só falar com a gente!

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4. Sistema de Gestão

Indicadores: entenda os benefícios para a sua empresa

Os indicadores, como o nome já dá a entender, serve para “indicar” a “dor” da organização.

Por isso, eles são de extrema importância para a sobrevivência das empresas, visto que são ferramentas responsáveis por metrificar e monitorar todas as ações que interferem em seu funcionamento, impactando desde o faturamento até a satisfação dos clientes do negócio.

Assim, empresas que não possuem indicadores vivem constantemente o “gerenciamento pela autópsia“. Em outras palavras, descobre-se o problema da organização somente quando a mesma já está em uma situação preocupante e, muitas vezes, já é muito tarde.

Você pode estar pensando: “Possuo uma empresa que não tem indicadores e mesmo assim alcança todas metas e objetivos. Por que eles me seriam úteis, então?”.

Bom, atingir uma meta sem contar com o monitoramento de indicadores é até possível. Mas deve-se levar dois pontos em consideração: os indicadores ajudariam a atingir melhores resultados e, ainda, a formular melhores metas (e se a sua empresa não esteja colocando as metas corretas? Já pensou nisso?).

É incontestável que a implementação de indicadores se torna indispensável para qualquer tipo de organização, visto que eles podem se adaptar da melhor forma possível para cada realidade, alinhando-se com a estratégia do negócio.

No decorrer deste blog post você entenderá o que são indicadores, quais os seus tipos e como é o processo de definição dos indicadores de uma organização. Vamos à leitura!

 

O que são indicadores?

Os indicadores são dados que podem ser quantitativos ou qualitativos e que servem para avaliar os resultados e processos internos da empresa.

Por isso, é necessário que sejam atualizados recorrentemente para que mostrem, da forma mais clara e assertiva possível, como está a eficiência da empresa.

A título de exemplo, suponha que você tenha um objetivo de ler cinco livros durante o semestre. Para que isso ocorra, você decide ler 20 páginas diariamente.

O número de páginas lidas é um indicador de sucesso da sua meta de ler cinco livros por semestre. As 20 páginas é uma meta reduzida, acompanhada diariamente para que você alcance a meta maior.

Pode parecer besta, mas é assim que ocorre em grandes organizações. Define-se uma meta maior e a monitora em partes menores.

 

Tipos de Indicadores

Os  indicadores podem possuir diferentes tipos, variando de acordo com níveis da empresa. São três: estratégico, tático e o operacional. Vamos falar um pouco sobre cada um.

– Estratégico

É o indicador que está diretamente relacionado ao seu Planejamento Estratégico, englobando metas como Faturamento Anual ou Taxa de Satisfação do Cliente. Uma vez que os demais indicadores serão traçados a partir dos indicadores estratégicos, é importante que você sente com as lideranças da organização para definir quais são os pontos-chave da sua empresa e colocar metas em cada uma.

– Tático

Os indicadores táticos são partes menores dos indicadores estratégicos. É através dele que você conseguirá acompanhar, de modo fidedigno, como está sendo o andamento dos processos para o alcance da meta estabelecida acima. É importante pontuar que os indicadores táticos são sempre separados por área da empresa (financeiro, marketing, comercial, recursos humanos e outros).

Se a meta do indicador estratégico de faturamento for de 3 milhões por ano, um bom indicador tático é faturamento da área de marketing. A meta desse indicador seria um percentual da meta maior.

– Operacional

Por fim, mas não menos importante, os indicadores operacionais são os indicadores que cada um dos colaboradores possuem para alcançar as metas dos indicadores táticos.

As metas desses indicadores são justamente as metas individuais, que são muito importantes para a compreensão de quais são os funcionários com o maior desempenho.

 

Conclusão

Vimos que os indicadores são ferramentas que possuem o objetivo de monitorar todos os tipos de atividades que envolvem o funcionamento de uma organização.

Dessa forma, a partir da coleta e da análise desses dados, podemos metrificar o grau de eficiência de uma empresa e a partir disso elaborar planos de ação para solucionar esses problemas e alavancar os seus resultados.

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você! Caso tenha alguma dúvida, pode entrar em contato conosco, ficaremos muito felizes de solucioná-la para você![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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4. Sistema de Gestão

Employee Experience: como encantar os seus colaboradores

Employee Experience: como encantar os seus colaboradores

Provavelmente você já ouviu falar sobre Customer Experience (Experiência do Consumidor), não é? O CX, como é conhecido, se trata da soma de todos os pontos de contato que geram experiências entre o cliente e organização e, atualmente, é utilizado como estratégia pela maioria das grandes empresas.

Por ter gerado resultados extremamente eficazes e ser considerado por 73% dos líderes de negócio como algo fundamental para fornecer uma experiência do cliente relevante e confiável, segundo a Forbes, o CX deu origem a outras linhas de pensamento, que pensam na experiência dos stakeholders como o centro do desenvolvimento de uma organização.

Ficou curioso? Quer entender mais sobre o assunto? Então esse é o conteúdo certo para você! Hoje nós vamos falar sobre uma das linhas que vem sendo utilizada como uma estratégia por diversas empresas: a Employee Experience!

 

 

O que é o Employee Experience?

O Employee Experience, similar ao Customer Experience, foca na experiência fornecida pela organização, porém, ao invés de se concentrar seu cliente externo, ela foca no cliente interno da empresa: o colaborador.

Talvez você esteja se perguntando que vantagens a adoção dessa prática pode trazer para as empresas, já que, de acordo com o senso comum, quem gera resultado direto para a empresa é o seu cliente final.

A resposta não é simples, porém, é extremamente rica e pode gerar resultados nunca antes alcançados por uma organização.

Primeiramente, podemos definir a Employee Experience como a transição da mentalidade do colaborador entre precisar se destacar dentro do seu ambiente de trabalho para querer se destacar, ou seja, despertar no colaborador o desejo de dar o melhor de si, o que permite que o mesmo alcance grandes resultados para a empresa.

Como implementar na minha empresa?

Para que isso se torne possível na prática, é necessário que haja uma mudança de paradigma do Setor de Recursos Humanos na empresa, de forma que o mesmo se volte para os resultados da organização. Ou seja, o papel do RH deve passar a ser muito mais estratégico, já que, para alcançar uma boa Employee Experience precisará atuar em cima de dados que forneçam insumos sobre as necessidades dos clientes do setor, os próprios funcionários da organização e, assim, criar estratégias em cima deles para atuar na experiência dos colaboradores.

Segundo Jacob Morgan, especialista no assunto, a principal forma de atingir uma boa Employee Experience é atuar em cima dos três ambientes que afetam o dia a dia do colaborador na organização: o ambiente físico, o ambiente cultural e o ambiente tecnológico.

  • Ambiente Físico: o Ambiente Físico é o espaço de trabalho que podemos ver, tocar, provar, cheirar. É qualquer tipo de regalia física que se possa obter, tal como ambientes colaborativos, sem mesas fixas e sem paredes que incitem e permitam a criatividade.
  • Ambiente Cultural: se o ambiente físico é aquele que nos permite ver, tocar, respirar, o ambiente cultural é aquele que nos faz sentir. É aquilo que nos energiza ou nos drena, nos motiva ou desencoraja. Pode ser desde o estilo de liderança até a estrutura organizacional que compõe a organização.
  • Ambiente Tecnológico: se refere ao às ferramentas que os funcionários utilizam para a realização do trabalho. Desde redes sociais internas, até softwares de vendas. O uso de tecnologias mal projetadas e que dificultem o trabalho do funcionário tem impacto direto na sua experiência, já que cria um ambiente frustrado e improdutivo.

É importante destacar que nada disso será proveitoso caso essas estratégias não condizam com o que o colaborador da organização necessite, por isso, o primeiro passo para a estruturação de uma boa Employee Experience é a realização de uma boa Pesquisa de Clima Organizacional (PCO), que permita aos gerentes de RH entender como trazer a experiência proporcionada externamente pela empresa para dentro da mesma.

Case de Sucesso

Um dos exemplos mais famosos dos resultados que a Employee Experience pode trazer para uma organização é o da Airbnb, empresa que opera online no mercado de serviços de hospitalidade e que foi pioneira na criação do cargo de Global Head of Employee Experience, dedicado exclusivamente a “criar experiências memoráveis para os colaboradores no ambiente de trabalho.”

Os resultados não demoraram a aparecer e, em 2016 a empresa foi classificada como o #1 Best Place to Work (Melhor Lugar para se Trabalhar) de acordo com o Glassdoor.com, fez seu primeiro lucro no segundo semestre do mesmo ano e, atualmente, possui um Net Worth de US$ 3.8 bilhões (Janeiro, 2019).

Conclusão

Através do investimento em reconhecer as necessidades dos colaboradores, percebemos que investir em reconhecimento, autonomia e melhores ferramentas resultará em um impacto positivo para os stakeholders internos e externos da empresa, visto que funcionários altamente motivados são um dos principais fatores para que a organização alcance um crescimento sustentável.

Além disso, uma boa prática de Employee Experience tem ligação direta com o oferecimento de uma liderança inspiradora, uma cultura de objetivos claros e de um ambiente organizacional que promova crescimento. Essas questões geram, além de um bom clima organizacional, a atração de profissionais de alta performance e a retenção de talentos.

Agora que você já sabe o que é Employee Experience e as vantagens que ela pode trazer para a sua empresa, que tal aplicá-la ao seu negócio?

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4. Sistema de Gestão

Gestão à vista: Uma ferramenta que não pode faltar na sua empresa

Imagine que você é o capitão de uma embarcação que leva nela alguns passageiros.

É necessário que o você fique atento durante toda a viagem, já que é você que decide o caminho a ser seguido. Porém, se os seus passageiros desejarem dormir durante o percurso, isso não influenciará no destino final, já que os mesmos não determinam o rumo que a embarcação irá tomar.

Trazendo essa situação para um contexto organizacional, em que o líder de uma empresa é o capitão e os seus colaboradores, os passageiros, torna-se necessário pensar em formas de engajar o time para que todos se sintam responsáveis pelo rumo que a empresa irá tomar.  

Assim, é possível observar que é importante para a saúde de uma empresa que os seus funcionários não se sintam como passageiros, mas como pessoas que entendem o que está acontecendo na organização e realizam as suas atividades baseado nesse entendimento.

Dito isso, uma das ações responsáveis por incentivar os funcionários a se tornarem protagonistas do rendimento da empresa em que trabalham é a Gestão à Vista. Vamos entender mais um pouco sobre ela?

 

 

O que é a gestão à vista?

A gestão à vista é uma ferramenta muito utilizada hoje em dia pelas organizações. A partir dela, é possível obter controle sob uma gama de informações da empresa, desde as mais simples (operacionais) até as mais complexas (estratégicas).

Isso é possível porque a gestão à vista utiliza meios que a torna muito visual e de fácil entendimento por todos os membros da empresa, colaborando, dessa forma, para o sentimento de time nas organizações. Além disso, a gestão à vista auxilia a reforçar os valores da empresa, incentiva a transparência e, ainda, traz vantagens à organização de atividades diárias, diminuindo o retrabalho e tomando decisões mais conscientes.

Portanto, a gestão à vista é uma forma de tornar exposto a todos da empresa, informações e dados importantes a fim de auxiliar a gestão dos colaboradores.

Vantagens da Gestão à vista para empresas:

Você pode estar se perguntando se essa ferramenta da gestão à vista realmente traz aspectos positivos à empresa ou se é algo que não interfere diretamente no rendimento da mesma. Neste caso, a resposta é sim.

Uma vez em que os membros das empresas enxergam as suas responsabilidades (e a dos seus amigos de trabalho), entendimento de modo visual qual o seu papel dentro da organização, ele fica muito mais engajado e decidido a entregar todas as suas obrigações em dia.

A transparência promovida pela gestão à vista faz com que todos queiram mostrar trabalho (o que é ótimo para a organização) e fique muito mais fácil para o gestor ou gerente entender quem são aqueles que merecem alguma bonificação, tornando o processo de decisão mais assertivo. Em outras palavras: é bom para a empresa e para quem trabalha nela.

Dessa forma, a gestão à vista torna o trabalho na empresa mais eficiente, o que aumenta a produtividade, competitividade e, consequentemente, a receita no final do mês.

Frase Gestão à Vista

Como aplicar a Gestão à vista na sua empresa?

Existem diversos formatos de aplicação da gestão à vista. Entre eles, alguns se destacam por serem muito utilizados pelas organizações e serem responsáveis por trazer bons resultados a elas.

Cada um dos formatos existentes se encaixa em tipos de empresas diferentes, não sendo necessária a aplicação de todos os tipos, mas somente aqueles que se enquadram na realidade do seu negócio.

Dentre os meios de gestão à vista mais conhecidos e utilizados estão:

Balanced Scorecard (BSC):

Essa ferramenta é muito utilizada como uma forma de mapear a gestão estratégica de uma empresa com base em quatro pilares de perspectiva, que são: financeira, de clientes, processos internos, e de aprendizado.

Cada uma dessas perspectivas tem seus próprios objetivos estratégicos. Esse modelo auxilia o líder a definir quais serão os meios que a empresa deverá construir a fim de atingir seu objetivo estratégico.

Quadro de atividades:

Entre os exemplos deste formato de gestão à vista, há o Kanban que foi um mecanismo criado por Taiichi Ohno, ex vice-presidente da Toyota Motors. O nome desse modelo tem origem japonesa, e significa “cartão” ou “sinalização”. Ele tem por objetivo controlar a produção e a movimentação do material em processos produtivos.

Outro exemplo de quadro de atividades é o Scrum, em que as atividades são divididas em ciclos, que possuem a duração de aproximadamente um mês, que podem variar de acordo com o fluxo de trabalho da empresa. Esse ciclo é chamado de Sprint, assim ele representa um time box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser realizada.

Tv corporativa:

A tv corporativa serve como forma de deixar o processo de atualização mais ágil e sucinto, além de mais atrativo, no entanto, este não deixa de lado o mais tradicional que consiste nos murais com textos mais densos, mas que contêm uma quantidade maior de informação.

Através da Tv corporativa, é possível segmentar a mensagem que será vinculada nos diferentes setores da empresa de forma mais fácil. O que permite criar uma linguagem mais acessível e ou adaptar os conteúdos de cada departamento da empresa.

Sinalização de riscos:

Quando o assunto é segurança do trabalho, apesar da empresa possuir todas as suas normas e regulamentos que evitam os riscos do trabalho, se faz necessária a comunicação através da gestão à vista, buscando garantir ao máximo, que não ocorra nenhuma situação de risco aos membros da empresa.

A sinalização de riscos ocorre através de avisos de segurança, dicas, comunicados da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), entre outras informações relacionadas ao assunto.

Dashboards:

É  uma metodologia responsável por reunir diversos indicadores que são agrupados por necessidades e representados em forma de gráficos e tabelas, que tornam essas informações mais visuais e mais resumidas, visto que o dashboard agrupa uma quantidade de dados em um único quadro.

A fim de garantir a sua eficiência, os dashboards devem ser atualizados constantemente por sistemas de informação.

Um exemplo de aplicativo responsável por criar esse dashboard automaticamente a partir da transferência de informações é o PowerBI.

Conclusão

Espero que, a partir desse post, você tenha compreendido que a gestão à vista possui diferentes formatos  capazes de se adequar exatamente ao que cada tipo de empresa necessita.

A gestão à vista reúne, de forma clara e objetiva, as informações da empresa, facilitando o seu dia a dia e impactando diretamente em aspectos como o engajamento e colaboratividade.

Dessa forma, praticar a gestão à vista torna-se fundamental a qualquer tipo de organização que almeja envolver seus colaboradores no negócio e alçar voos mais altos.

Qualquer dúvida sobre o assunto, nos colocamos completamente à disposição!

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4. Sistema de Gestão

Guia Completo: Como Fazer uma Pesquisa de Clima Organizacional

Você sabia que dentre as 26 causas para alguém ser feliz no seu trabalho, as quatro primeiras são relacionadas com a experiência pessoal, colegas e líderes? Pois bem, uma Pesquisa de Clima Organizacional vai lhe proporcionar saber como esses e diversos outros fatores são na vida de seus colaboradores.

Visto isso, empresas dos mais variados segmentos têm buscado entender cada vez mais como está o clima dentro da organização, a fim de que seus funcionários se sintam bem e tenham suas necessidades atendidas, visando impulsionar o resultado individual.

Para saber mais sobre a importância de uma Pesquisa de Clima Organizacional basta clicar aqui.

PASSOS PARA COLOCAR UMA PESQUISA DE CLIMA ORGANIZACIONAL EM PRÁTICA!

Foi pensando nesse contexto que a FCAP JR. Consultoria desenvolveu um guia prático com diversos direcionamentos para executar uma Pesquisa de Clima Organizacional que consiga levantar o máximo de insumos possível. Abaixo, listamos algumas dessas principais práticas:

1) Planejamento

Antes de tudo, deve-se estudar a fundo sobre esse tipo de pesquisa: entrar em contato com pessoas que tenham experiência no assunto, sempre trazendo para realidade cultural da sua empresa. Também é importante pressupor alguns problemas que podem surgir com o andamento da pesquisa e saber onde buscar a solução para eles.

2) Garantir a sinceridade dos stakeholders

Para a pesquisa ser bem sucedida, é fundamental que as respostas sejam as mais fidedignas possível. Para isso deve-se seguir algumas práticas:

– Não pedir o nome: o funcionário se sentirá mais aberto a ser sincero caso ele responda a pesquisa de modo anônimo.

– Colocar a maioria dos funcionários para responder ao mesmo tempo: todos, se possível.

Não estipular o tempo em que deve ser respondido: deixar todos à vontade.

– Fazer um Workshop & Sensibilização para conscientizar os funcionários da importância que a pesquisa tem e as melhorias que ela poderia trazer no futuro.

3) Metodologia

Definir como será a Pesquisa quanto ao número de questões (cerca de 50 é o mais indicado), se as perguntas serão discursivas ou de múltipla-escolha (é recomendado o maior número de questões abertas possível e comentários nas questões de múltipla- escolha), qual a ferramenta de aplicação; dentre outras variações.

Sempre é importante deixar claro de que não existe uma metodologia perfeita que pode ser executada em qualquer organização. Cada empresa possui uma realidade distinta e, por isso, deve-se estudar diferentes métodos para adequá-los ao formato do seu negócio.

 

 

4) Elaborar o Questionário

A elaboração do questionário é um dos pontos cruciais para o sucesso da Pesquisa de Clima Organizacional. Para estruturá-lo, deve-se pensar em certos critérios, dos quais listamos alguns abaixo:

  • Pedir na pesquisa a área de atuação do colaborador para entender se é um problema geral ou específico de um setor.
  • Perguntar sobre o espaço físico no qual trabalha, o que pode melhorar, algo como iluminação ou tipo de assento, divisão do espaço…
  • Perguntar sobre remuneração e demais benefícios.
  • Se a pessoa recebe as informações e ferramentas necessárias para realizar seu trabalho.
  • Perguntar sobre a cultura de reconhecimento na empresa.
  • Identificação com cultura.
  • Relacionamento com o líder e com grupo.

5) Contato com Stakeholders

Informar sobre a Pesquisa a todos os colaboradores, lembrando-os da importância e do sigilo quanto à coleta de dados. Esse ponto é muito importante, uma vez que a qualidade das respostas depende exclusivamente do quanto os funcionários estão à vontade e confortáveis em responder o questionário. Esse alinhamento deve ser feito, preferencialmente, pelos líderes da organização.

6) Aplicação do Questionário

Colocar para os membros responderem. Nessa fase, é importante observar de que forma essa pesquisa deve ser feita, levando em consideração o público que irá respondê-la. Na FCAP JR. Consultoria, por exemplo, realizamos através de uma pesquisa online, criando um formulário e o compartilhando com todos os membros. No entanto, esse modelo pode não ser o ideal para empresas com outras realidades. Por isso, é preciso compreender qual o meio que poderá captar as respostas de uma forma mais  eficiente e fidedigna possível.

7) Análise dos Dados

Juntar as informações obtidas na Pesquisa, cruzando os dados coletados (pode-se utilizar o Excel para ajudar na tarefa). No cruzamento, deve-se considerar fatores como área de atuação do funcionário e o tempo de empresa. Comparar o resultado com outras Pesquisas de Clima Organizacional realizadas no passado também gera muitos insumos e é uma prática muito comum e eficaz.

8) Planos de Ação

Se o membro for sensibilizado e responder de forma fidedigna ao questionário ele vai esperar melhorias na empresa. Assim, deve ser esclarecido com todos os colaboradores quais foram os planos de ação, caso existam, pensados para resolver cada uma das problemáticas levantadas na pesquisa.

Esse ponto é muito importante para conseguir a colaboração de todos os funcionários em uma Pesquisa de Clima Organizacional futura.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Se você chegou até aqui é porque você compreendeu a importância de rodar uma Pesquisa de Clima Organizacional dentro da sua empresa. Lembre-se sempre de três pontos: engaje os membros, monte planos de ação e coloque-os em prática.

De nada adianta estruturar uma Pesquisa de Clima Organizacional com potencial de levantar uma série de insumos se essas informações não são utilizadas de uma boa forma. Afinal, qualquer organização depende de 3 variáveis: Pessoas, Processos e Estratégias. Caso as pessoas que planejam a estratégia ou as que a põe em prática por meio dos processos não estiverem em, o resultado da empresa será comprometido.

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4. Sistema de Gestão

Armazenamento em Nuvem: 8 Vantagens de Aplicar na Sua Empresa

Você sabia que atualmente a quantidade de fotos tiradas a cada 2 minutos equivale a todos os retratos do século passado? Pois é, um armazenamento comum não é mais o bastante para o volume de arquivos criados todo dia. Por isso, o armazenamento em nuvem, ou cloud computing, vem arrebatando o mercado de armazenamento atual.

Se você é o tipo de pessoa que odeia carregar  pen drives e armazenadores portáteis toda hora (afinal, a memória deles nunca é o bastante) e quer achar uma maneira de organizar seus arquivos da melhor forma, acredito que esse artigo será útil de alguma forma.

Nesse artigo, falaremos um pouco sobre o conceito do armazenamento na nuvem e alguns benefícios que ele é capaz de trazer. Boa leitura!

Conceito

Pode parecer estranho, mas você tem muito mais contato com a nuvem do que imagina. Diversas empresas já funcionam em função da nuvem, como é o caso do Spotify, da Netflix e do Facebook. Sim, todas estas empresas utilizam a  nuvem para melhorar o seu desempenho e, ao utilizar seus programas, você também está usando a nuvem.

O armazenamento em nuvem é nada mais nada menos do que um sistema de armazenamento online de grande porte que funciona a partir da conexão de diversos servidores espalhados pelo mundo, formando uma rede que age em conjunto, como um ecossistema virtual voltado para o armazenamento de dados.

Achou confuso? Então, na prática, trata-se  de um pendrive virtual gigante!

As empresas especializadas em cloud computing emergiram devido a necessidade de armazenar a quantidade de dados que cresce exponencialmente, dia após dia. Sendo assim, a nuvem funciona como um serviço, e não como um produto. As empresas que oferecem esse tipo de serviço funcionam de forma personalizada para atender a demanda de seus clientes, otimizando suas atividades de maneira considerável.

Benefícios

Agora que você já entende melhor o conceito, vamos avançar para os benefícios! Listamos os oito principais:

1. Redução de Gastos

Ao adotar o cloud computing na sua empresa, torna-se  desnecessário investir em hardwares de extensões de armazenamento ou em potentes computadores com vasta memória, já que a nuvem não requer nenhum sistema complexo para usá-la e ainda permite uma gigante capacidade de estoque de dados. Portanto, a nuvem proporciona flexibilidade de uso a seus clientes, evitando desperdício. Afinal, nem sempre o armazenamento comprado serve exatamente para o que a empresa precisa.

Além disso, você poupa de gastar com custos de manutenção e aprimoração dos seus sistemas, já que é responsabilidade dos próprios fornecedores melhorar o serviço oferecido.

Dados da empresa CDW afirmam que das empresas que aplicaram a nuvem a seu sistema, 76% tiveram seus custos reduzidos.

2. Centralização de Dados

Muitas vezes é difícil lidar com diferentes softwares ao mesmo tempo o que, eventualmente, pode causar desorganização de informações pela grande quantidade de possibilidades de armazenamento. Ao utilizar a nuvem, os seus arquivos se centralização em um único local, facilitando o gerenciamento de dados e otimizando o processo de busca.

E ainda por cima, com a reunião de dados em um único local, a criação de um banco de dados é potencializada, colaborando para a evolução da empresa com o registro de expertise.

 

3. Portabilidade

Por ser online, o sistema torna-se acessível em qualquer lugar, por qualquer aparelho, a qualquer hora, desde que haja conexão via internet. Assim facilitando o acesso a arquivos pelos donos, permitindo a edição de documentos remotamente. Solucionando o problema daqueles que odiavam ter de carregar consigo um dispositivo móvel a todo momento para trabalhar.

Outro ponto é o compartilhamento de arquivos, que graças a portabilidade, torna possível a interação de mais pessoas dentro do mesmo, simultaneamente, podendo editar, visualizar, e assim trabalhar em conjunto com melhor performance, mesmo a distância.

 

4. Flexibilidade

Por se tratar de um serviço, e não um produto, se diferencia dos armazenadores clássicos. A nuvem permite que o cliente à adapte a suas necessidades. Diversas empresas permitem que o cliente aumente e diminua seu contrato de acordo com sua demanda pela memória à se utilizar. Funcionando ao estilo “Just-in-Time”, o sistema poupa gastos desnecessários com dados.

Ademais, existem diversos serviços disponíveis no mercado, que vão suprir as necessidades certas da sua empresa de maneira diferente, são os principais: IaaS; Paas; e o Saas.

 

5. Sustentabilidade

Toda personalização de serviço também impacta positivamente no meio ambiente, pois a nuvem armazena arquivos on-line, de maneira centralizada, provocando  um decréscimo nos gastos indiretos de funcionamento, como energia, já que otimiza o acesso de diversos usuários; de papel, por diminuir a necessidade de impressão de alguns documentos pela sua digitalização; entre outros, que em somatória, colaboram para a melhora do meio ambiente.

 

6. Segurança

É natural que por se tratar de um sistema virtual, em que não se saiba quem é o dono diretamente, ou não possa ser localizado, o cloud computing cause receio a novos  usuários. Pois bem, é justamente nestes quesitos que a segurança do sistema surge. Em função da diversidade de servidores espalhados por todo mundo, os provedores atuam fracionando arquivos entre os servidores, deste modo, uma eventual invasão em um servidor não dará acesso a um arquivo completo, dificultando seu roubo. Somando a isso, as empresas prezam pela segurança combinando essa funcionalidade com uma complexa criptografia de software.

Outro ponto a ser tratado, é a resiliência proporcionada pela nuvem, que combina fatores de segurança com o de portabilidade, destacando que uma eventual falha de algum servidor não implicará com a falha de todo sistema. Um desastre, como curto circuito na empresa, por exemplo, não afetaria seus documentos.

7. Otimização

Agora o principal ponto pelo qual foi criado  o armazenamento em nuvem vem a tona, pois a junção de todos os fatores citados anteriormente potencializa os processos da empresa. Poupando seus colabores de tarefas como buscas incessantes e preocupações com otimização de sistema, permite o direcionamento dessa energia para o melhor funcionamento de processos de maior impacto no core business de seu empreendimento. Potencializando a produtividade da empresa.

 

8. Agilidade

Gostou de tudo que a nuvem pode te oferecer mas não sabe sobre como implementar o sistema dentro de sua empresa? Não se preocupe! Os sistemas de nuvem são em sua maioria muito simples e intuitivos, sua aplicação é muito rápida, são necessários alguns treinamentos da equipe e pronto! Os arquivos já existentes no seu sistema são facilmente convertidos para a nuvem.

Conclusão

A FCAP JR. Consultoria é especializada em Workshops, treinamentos e elaboração de manuais para o melhor desempenho dos colaboradores. Em caso de qualquer necessidade, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco