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Conheça 5 ferramentas para organização financeira da sua empresa

É de conhecimento comum que gerenciar o setor financeiro da empresa é essencial para o negócio ter lucro e crescer, isto porque uma empresa financeiramente saudável consegue otimizar seus recursos evitando desperdícios e mantendo o negócio funcionando.

Apesar da sua importância, ainda existem muitos empreendimentos que não se dedicam ao controle financeiro da sua empresa. É o que mostra uma pesquisa recente realizada pelo SEBRAE, indicando que a falta de capital é um dos motivos que levam as empresas a fecharem suas portas.

A organização financeira não é apenas uma obrigação formal, mas uma fonte valiosa de informações para o gerenciamento dos negócios, um fator primordial na tomada de melhores decisões operacionais e estratégicas.

Com o desenvolvimento da tecnologia, vários aspectos da vida foram facilitados, inclusive o financeiro. Há dezenas de aplicativos que tem a função de ajudar os usuários e suas respectivas empresas a desenvolverem e manterem um planejamento financeiro.

  • O que é preciso entender antes de planejar a organização financeira de uma empresa?

Embora as ferramentas e softwares focadas na organização financeira tenham suas funcionalidades didáticas, como já citado, tal facilidade deve ser aplicada de modo a somar e contribuir na geração de informações financeiras relevantes durante os momentos de tomada de decisões.

Pensando assim, antes de decidir qual a ferramenta ou software que melhor se adequa a realidade de uma empresa, é fundamental que haja o entendimento de alguns conceitos básicos relativos ao universo financeiro, os quais podem servir de base para medidas futuras.

  • Receitas: abrange todos os valores recebidos pela empresa, provenientes da venda de produtos ou serviços, juros recebidos ou até mesmo da venda de um ativo;
  • Despesas: aqui entram todos os gastos necessários para a empresa manter suas operações, mas que não estão ligados diretamente à atividade fim do negócio. Nesse grupo entram o aluguel, gastos com marketing e venda, por exemplo;
  • Custos: assim como as despesas, também são gastos realizados pela empresa. A diferença é que os custos têm relação direta com a produção ou a aquisição de produtos, ou seja, com a atividade fim da empresa. Se enquadram nessa categoria compra de matéria-prima, de mercadorias para revenda e os salários dos trabalhadores de uma linha de produção, por exemplo;
  • Capital de giro: é o recurso disponível para sustentar as operações do dia a dia da empresa;
  • Demonstração do resultado do exercício (DRE): é um relatório que lista as receitas, despesas e o resultado líquido de um determinado período;
  • Ponto de equilíbrio: é o momento em que as receitas da empresa são iguais às despesas, ou seja, a operação começa a se pagar, mas ainda não há lucro;
  • Balanço patrimonial: mostra a situação financeira da empresa, o que inclui os ativos, passivos e o patrimônio líquido.

 

Melhores ferramentas de organização financeira

Para você que está começando o seu negócio e que está procurando alternativas descomplicadas e baratas para prosseguir, selecionamos 5 ferramentas financeiras simples que auxiliam na organização financeira da empresa.

1. QUICKBOOKS ZEROPAPER

O ZeroPaper é um sistema de controle financeiro fácil de usar. Disponível para iOS e Android, com ele é possível ter fluxo de caixa completo, gerar relatórios financeiros de receitas e despesas, gerenciar agenda de clientes, importar informações bancárias, entre outros.

Essa ferramenta possui uma versão gratuita com recursos limitados e alternativas pagas que permitem realizar controle de estoque e orçamentos personalizados. Os recursos avançados estão disponíveis em versões com assinaturas que começam em R$ 29,90 por mês. Os dados inseridos na ferramenta são protegidos com criptografia SSL, a mesma utilizada por bancos.

2. NIBO

O Nibo é um software online que pode ser utilizado tanto por empresas quanto pelos próprios contadores. Com ele, através de uma mesma plataforma é possível criar e gerir boletos, emitir notas fiscais, fazer o fluxo de caixa e conciliação bancária, organizar contas a pagar e receber além de outras funcionalidades.

Para utilização do software é necessário desembolsar um valor mensal, o qual é bastante atraente, ainda mais porque o sistema dispõe de relatórios bem completos que, além de uma visão geral do negócio, permitem deixar a operação financeira e a contabilidade de sua empresa ainda mais ágil e assertiva.

3. CONTAAZUL

O ContaAzul é um sistema de gestão empresarial e financeira online bastante completo e com muitas funcionalidades, mas simples de usar. Ele tem como foco contribuir com o desenvolvimento do empreendedor, integrando não apenas processos financeiros, mas outras atividades, como gestão de vendas e estoques, por exemplo.

Eleito pela Folha de São Paulo como o melhor sistema de gestão para pequenas empresas e com mensalidades a partir de R$ 89,90, com ele é possível centralizar tudo em um único lugar: contas a pagar e a receber, nota fiscal de produto e serviço, boleto de cobrança, fluxo de caixa diário e mensal, integração bancária, integração contábil, conciliação bancária, DRE gerencial, frente de caixa online e muito mais.

4. BLING

Bling ERP é um sistema gerenciador financeiro online para empresas, o qual agrada, principalmente, quem possui e-commerce. Vem com função para fluxo de caixa, organiza pedidos recebidos, faz ajuste de contas bancárias e consegue automaticamente importar dados de uma loja virtual para a plataforma.

Além disso, tem opção para controlar e organizar estoque de produtos, emite nota fiscal, faz controle de caixa ao registrar vendas, oferecendo também opção para cadastro e gerenciamento de clientes.

O Bling é mais um dos gerenciadores financeiros para empresas que integram mais funções do negócio e, por isso, se classifica como um ERP para micro e pequenas empresas.

É importante salientar que essa ferramenta tem uma versão de teste grátis, mas que, dependendo dos objetivos de quem o contrata, possui pacotes com mensalidade a partir de R$ 25,00.

5. PLANILHAS

Para quem não é familiarizado com aplicativos ou prefere métodos mais tradicionais para gerenciar as finanças, pode apostar nas planilhas. A vantagem dessa opção é a possibilidade de criar um documento personalizado, inserindo apenas categorias que você realmente usa.

Para facilitar o controle de gastos, é importante se lembrar de salvar o arquivo na nuvem. Assim, é possivel acessar o documento de onde estiver, mesmo por meio do celular.

Em relação ao quesito segurança, pode ser importante investir em uma senha para acessar o documento. Ou, então, guardar os dados em um local que seja realmente seguro.

  • Como escolher qual a melhor opção para você ou o seu negócio?

Depois de apresentar algumas das principais e mais conhecidas ferramentas, é importante entender como fazer a escolha da que mais bem se adequa a realidade da organização. Para isso, é importante ter atenção a algumas condições:

  • Análise das principais necessidades da empresa, buscando saber o que é prioritário;
  • Analisar se a ferramenta disponibiliza estrutura inteligente para facilitar a organização de maior volume de dados e informações;
  • Verificar se o sistema oferece maior rapidez e agilidade nos processos e maior autonomia para os usuários;
  • Escolher uma ferramenta que ofereça interface simples, moderna e intuitiva;
  • Verificar se a ferramenta oferece integração com outras interfaces, principalmente aquelas implantadas pelos órgãos governamentais;
  • Fazer um teste gratuitamente, já que as empresas desenvolvedoras oferecem versão para demonstração por um prazo determinado;
  • Analisar se o sistema conta com suporte para atender às necessidades do escritório, podendo atender a qualquer momento.

CONCLUSÃO

Como já foi visto, a gestão financeira é imprescindível para o sucesso da organização. Sendo assim, independentemente da ferramenta escolhida para implementar a organização financeira na sua empresa, é importante que essa prática se torne parte da rotina.

Reserve um tempo hábil para analisar as finanças da sua empresa e saber para onde está indo seu dinheiro. Veja se suas receitas estão superando seus gastos. Caso as despesas estejam altas em determinada categoria do orçamento, busque compensar os gastos em outras áreas.

Fazer um bom planejamento financeiro é outro cuidado importante. Ao saber quanto pode gastar em cada categoria do seu orçamento, é possível evitar armadilhas que podem prejudicar a saúde financeira da organização.

Com a organização financeira na rotina da sua empresa, a realização de novos projetos e o aumento do seu patrimônio líquido ficarão mais próximos do que se imagina.

Agora que você já sabe conhece algumas dicas de ferramentas para melhorar a organização financeira da sua empresa e da sua importância para as tomadas de decisão, analise qual a melhor opção e passe a fazer, cada vez mais, o melhor controle das suas finanças.

Caso surja alguma dúvida, procure a FCap Jr Consultoria através do nosso site ou no instagram @FcapJr.

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Fluxo de caixa: o que é e qual sua relevância no mercado?

Muitos empresários perguntam: “O que é fluxo de caixa e por que é tão importante?” De forma objetiva, fluxo de caixa nada mais é que a quantidade de dinheiro que entra em um negócio e a quantidade de dinheiro que sai.

Para melhor entender, é interessante que se pense nisso como um tanque de água: a água entra no topo e escoa para o fundo. Assim sendo, para manter seu tanque em conformidade e, além disso, cheio, tem-se que fazer com que haja mais entrada que saída.

Resolvida a dúvida, certo? Bem, na verdade não. Para melhorar ainda mais a compreensão do conceito de fluxo de caixa e como ele pode impactar nas decisões e nos resultados de uma empresa, é importante conhecer alguns termos, além de seguir algumas dicas.

  • Entrada de caixa

A entrada de caixa é a força vital para qualquer negócio e ele provem de fontes como pagamentos de clientes, recebimento de um empréstimo, infusão monetária de um investidor ou juros de poupança ou investimentos. Sua importância é tal que mais tarde a entrada se torna o pagamento de saídas que fazem o negócio funcionar, tais como os custos de armazenamento de estoque de produto acabado ou matérias-primas, além dos salários de funcionários, aluguel e outras despesas operacionais.

Naturalmente, o fluxo de caixa positivo é o preferido, visto que o saldo positivo significa que a empresa está funcionando sem problemas. Um fluxo de caixa positivo alto é ainda melhor, muito porque permitirá que novos investimentos sejam feitos, como a contratação de novos colaboradores, expansão do espaço físico, aquisição de ferramentas e outros aspectos capazes de ampliar o negócio.

  • Saída de caixa

Ao contrário do que foi supracitado a respeito da entrada de caixa, a saída, como o próprio nome sugere, está relacionada aos montantes que são removidos do caixa. Sua justificativa está atrelada ao pagamento de custos e despesas necessários para a operação do negócio.

Apesar da necessidade de saídas para manter a operação, é importante que haja um controle eficiente, tal que se sai apenas o que é fundamental, não sendo recomendado que o caixa seja diminuído sem um motivo justo e interessante para o negócio.

Sendo assim, como já mencionado, é importante que haja o maior volume de dinheiro em caixa, o que implica dizer que é mais interessante que se haja mais entradas e menos saídas. Caso o excesso de retiradas ocorra, o equilíbrio do caixa pode ser comprometido, podendo chegar a situações de saldo negativo, ou seja, mais saídas que entradas.

  • Planejamento de caixa

Manter o fluxo de caixa com valores positivos é resultado de organização e planejamento. Desse modo, é imprescindível que se faça uma análise da quantidade de dinheiro que se tem em caixa, seja ele oriundo de investimentos, da conta bancária do negócio, recebimentos de clientes ou pela aquisição de empréstimos.

Depois de conhecer a quantidade atual em caixa, é sugerido que se liste e analise todos os gastos e despesas necessários para manter o negócio em operação. Essa análise pode ser feita com dados históricos, como uma espécie de previsão, além de contemplar saídas já programadas.

Durante a seleção dos gastos, é importante que haja atenção aos detalhes, como pagamentos de taxas bancárias, legais e contábeis, licenças e autorizações, segurança, contrato de aluguel, despesas de marketing, além dos suprimentos, materiais de escritório, móveis e equipamentos.

Feita a seleção de saídas, também aproveitando dados históricos e previsões de receitas, é importante a identificação das fontes de caixa. A história não pode prever o futuro, mas pode criar uma imagem decente de como será o futuro e quais mudanças nos negócios precisaram ser feitas.

A coisa mais importante sobre esse processo é ser honesto e objetivo. Se os custos parecerem altos, simplesmente projetar mais vendas quando não tiver a capacidade de fechar essas vendas não encherá esse proverbial tanque de água. Pensando assim, talvez haja um aperto na saída. Logo, o pensamento deve ser: O que pode ser reduzido ou cortado?

  • Ser pago é importante! Como melhorar o fluxo de recebimento?

Conhecer o perfil do cliente é a primeira fase para que os recebimentos ocorram de maneira tranquila e sem grandes adversidades. Assim, mesmo o cliente sendo mais liberal para pagar e retarde os recebimentos planejados, existem algumas dicas para que ser pago não seja uma dificuldade tão grande.

  • Emitir faturas prontamente e acompanhá-las regularmente. Parece simples, mas muitas pessoas adiam ou evitam pagar aos outros simplesmente porque não gostam de se separar do dinheiro;
  • Oferecer um desconto para pagamento antecipado. Se o contrato padrão tiver um prazo de 30 dias, é interessante que seja dado um pequeno desconto para pagamento no prazo de 10 dias;
  • Estruturar o pagamento com um depósito adiantado ou, se for um projeto longo, programar intervalos de pagamento ao longo da vida útil do projeto. Isso garantirá que algum dinheiro seja recebido ao longo do caminho.
  • Pagar de maneira inteligente também faz a diferença, mas como?

A primeira coisa que deve ser entendida quanto ao pagamento de contas, ou seja, saídas de caixa, é que eles devem acontecer, não tem como mudar isto. Sendo assim, fazer o pagamento dentro do prazo estimado, além de evitar juros, multas e outras taxas, fortalece a confiança com os credores.

Apesar de ser algo básico e implícito, existem alguns pontos que merecem ser contemplados a respeito dos pagamentos para que o fluxo de caixa se mantenha positivo:

  • Usar o prazo de pagamento ao máximo: se tiver um prazo de trinta dias em uma fatura, é interessante que se vá em frente e use os trinta dias para acumular o dinheiro. Dessa forma, acontecerá uma melhor noção do comportamento do fluxo de caixa, principalmente quando simplesmente agendar o pagamento para o dia em que a fatura for recebida;
  • Verificar se há descontos para pagar antecipadamente aos fornecedores;
  • Perguntar sobre as condições flexíveis de pagamento ao fazer um acordo com um fornecedor. Nunca se saberá se não perguntar e isso pode ajudar rapidamente. Contudo é recomendável cautela: solicitar condições flexíveis de pagamento antes que um acordo seja feito pode levantar suspeitas.
  • Criar um relacionamento real com os fornecedores. Uma relação de confiança e honestidade pode ajudar bastante a tornar a saúde financeira do negócio mais fácil, principalmente quando se desejar algum benefício ou contrapartida.
  • Mas, então, qual a importância de se manter um fluxo de caixa organizado?

O entendimento do fluxo de caixa já foi apresentado, além de algumas dicas de como mantê-lo organizado e com saldo positivo. Contudo, ainda não foi enfatizado o porquê de se fazer tudo isso. Abaixo seguem 5 motivos para se preocupar com a alimentação e manutenção do fluxo de caixa,

  1. Planejamento à curto prazo:

    O fluxo de caixa é uma ferramenta útil para o gerenciamento da empresa, principalmente para o seu planejamento recente, visto que possibilita a manutenção de uma quantidade mínima de saldo para que os pagamentos sejam feitos, além dar condições de projetar entradas e saídas para um futuro próximo;

  2. Entendimento de como o dinheiro está sendo gasto:

    Existem saídas que não são detalhas no Demonstrativo do Resultado do Exercício, contudo tal detalhamento pode ser percebido através da análise do fluxo de caixa, dando condições para uma melhor compreensão de como a empresa está gastando e, a partir daí, tomar decisões rumo aos melhores resultados;

  3. Geração de excesso de caixa:

    Como já falado, é interessante que o fluxo de caixa esteja o mais positivo possível, visto que o lucro contribui para o acúmulo de dinheiro. Assim esse acúmulo pode ser investido e melhorar o desempenho financeiro da empresa;

  4. Análise do planejamento de caixa:

    A manutenção do fluxo de caixa permite comparar o resultado real com o que foi planejado. A partir disso, a empresa poderá tomar medidas adequadas, como a definição de requisitos de caixa para o futuro;

  5. Conhecimento do nível ideal de saldo em caixa:

    A alimentação e análise do fluxo de caixa permite a empresa conheça como o dinheiro da empresa está se comportando. Assim, poderá determinar um limite mínimo de saldo em caixa e surgirá a possibilidade de investimentos em caso de excedente, ou de medidas de retenção, caso contrário.

  • Conclusão

Manter o fluxo de caixa da empresa atualizado e corretamente alimentado, além de tudo alimentado, permite a possibilidade de geração de dados e informações importantes para tomada de decisão para o futuro da organização.

Além de embasar as tomadas de decisão, o fluxo de caixa em condições adequadas é uma ferramenta importante para delimitar como ocorreram as negociações não só com fornecedores, mas também com clientes.

Então, agora que você já entendeu o que é o fluxo de caixa, aspectos relevantes sobre ele, algumas dicas de como usá-lo e impulsionar o seu negócio, além da sua importância no gerenciamento de empresas, utilize esse conhecimento ao seu favor!

Caso ainda haja alguma dúvida, sinta-se a vontade para deixar um comentário ou fale conosco!

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2. Gestão Financeira

Entenda como projetar os cenários financeiros do seu negócio

Cada dia mais se busca entender e monitorar os resultados das empresas, para isso a primeira ação é mensurar a situação financeira do negócio, de modo a conhecer o estado atual e a utilizar de tais informações para fazer projeções futuras.

            Quando se fala em projeções futuras, logo vem à tona o conceito de construções de cenários, o que nada mais é que um processo de examinar e averiguar possibilidades futuras, a fim de atingir resultados possíveis.

            Durante a modelagem financeira de empresas, essas previsões são comumente usadas para estimar e se preparar para mudanças no valor do negócio e para entender como o fluxo de caixa pode vir a se comportar, principalmente quando da existência de eventos decisivos, sejam eles potencialmente favoráveis ou com capacidade de impactar negativamente.

            Além das utilidades já explicadas, muitos gestores financeiros projetam cenários para identificar o pior ou melhor deles quando fazem a aquisição de um investimento, seja ele um ativo físico ou até alguma antecipação de capital, ou ainda para se prevenir de possíveis perdas.

      Como gerar os cenários?

A projeção futura é embasada inicialmente com o entendimento da situação corrente, ou seja, antes de se preocupar com a condição futura, é imprescindível que haja conhecimento assertivo quanto ao estado das finanças. Tal conhecimento pode ser obtido através da análise baseada no Fluxo de Caixa e de Demonstrativos de Resultados dos últimos períodos, preferencialmente com um intervalo de pelo menos um ano, podendo variar de acordo com a disponibilidade dos dados da empresa.

Tendo a situação atual conhecida, é importante que haja uma interpretação dos dados coletados, principalmente quando houver eventos pontuais em algum período, como uma perda significativa de produtos avariados, ou em caso de um pico de vendas. Nestes casos, recomenda-se fazer um estudo de causa quanto à natureza dessas ocorrências, haja vista que não são corriqueiras.

Além de conhecer e interpretar os dados relativos à situação financeira, a construção de cenário requer o entendimento quanto ao mercado em que o negócio está inserido. Tal análise de mercado deve contemplar o crescimento ou regressão, surgimento e posicionamento de concorrentes, o advento de produtos/serviços substitutos e até o perfil do público alvo.

 

Sendo a situação da empresa conhecida e analisada, bem como o mercado e possíveis interferências externas, ocorre a construção de três cenários: o primeiro é o chamado realista ou cenário base, a partir dele cria-se uma versão pessimista e outra otimista.

  • Cenário base ou realista: como o próprio nome sugere, esta construção é feita a partir de premissas de gerenciamento, as quais são embasadas pelo cálculo do valor presente líquido, das prováveis taxas de descontos, além da taxa de crescimento de fluxo de caixa ou de impostos e a tendência de crescimento ou regressão do mercado;
  • Cenário pessimista: conhecendo o cenário base, essa construção se vale de resultados mais graves, ou seja, aplicação de maiores taxas de descontos, além de uma menor taxa de crescimento de fluxo de caixa e menos influência positiva advindos do meio externo, como por exemplo regressão do mercado;
  • Cenário otimista: assim como o pessimista, esse se baseia no cenário realista, agora dando maiores influências positivas, tanto do meio interno (menores taxas de desconto e maiores taxas de crescimento de fluxo de caixa), quanto do meio externo. Normalmente, este é o cenário utilizado pelos gestores para gerar maior estímulos para o atingimento dos objetivos e metas.

 

      Como acontece na prática?

Na prática, a construção de cenários nada mais é que, a partir um planejamento base, fazer alterações fundamentadas em variáveis chaves para o modelo de negócio da empresa.

Contundo, mais importante que saber quais são as variáveis corretas, é saber como fazer as perguntas certas de acordo com o real objetivo da projeção de cenários.

  • Perguntas para análise de aquisição de maquinário
  1. Precisaremos contratar mais pessoas?
  2. Precisaremos investir em expansão de espaço?
  3. Temos espaço suficiente para estocar?
  4. Precisaremos adquirir mais algum equipamento ou contratar mais algum?
  5. Temos um fluxo de caixa equilibrado?
  • Perguntas para análise de redução de gastos
  1. Precisaremos demitir algum funcionário?
  2. A redução de gastos pode comprometer o volume de vendas?
  3. Precisaremos nos desfazer de algum equipamento?
  4. Precisaremos realocar algum recurso ou colaborador? Isso implica em algum investimento?
  5. Precisaremos reincidir algum contrato?
  6. Nosso fluxo de caixa está preparado para as alterações?
  • Perguntas para análise de oscilação no cenário econômico-financeiro
  1. Houve alguma alteração na cotação do dólar?
  2. A bolsa de valores sofreu alguma mudança drástica?
  3. Conhecemos o menor valor de aquisição de mercadoria?
  4. Conhecemos o valor do nosso estoque?
  5. Se houver variação nos preços dos nossos fornecedores, temos capital o suficiente para suprir esta mudança?

Quais os benefícios de fazer projeção de cenários?

Como supracitado, existem várias justificativas para que gestores e investidores façam essa projeção de cenários, a principal delas é prever o futuro do negócio, de modo a minimizar riscos e ampliar possibilidades.

Além desse, uma boa projeção de cenários contribui para:

     Planejamento futuro: possibilita uma visão sobre retornos e riscos esperados, principalmente sobre investimentos futuros. Assim, como o objetivo de qualquer empreendimento é ter maiores receitas, calcular os cenários dá subsídio para decisões mais assertivas;

          Minimizar perdas: a construção correta de cenários evita ou reduz a possibilidade de perdas relativas a fatores incontroláveis, agindo de forma preventiva através dos cenários piores (pessimistas), dando condições de analisar eventos ou situações com potencial negativo de resultados;

          Evitar riscos e falhas: um bom planejamento de cenários evita más decisões, já que permite avaliar as perspectivas de investimentos, fazendo uma ponderação entre as melhores e piores possibilidades;

          Projeção de retornos e perdas: por permitir a previsão de ganhos ou perdas potenciais, a projeção de cenários fornece dados mensuráveis para basear abordagens rumo aos melhores resultados.

Conclusão

          Diante de todas as informações apresentadas, você já sabe como entender a situação financeira do seu negócio e como, a partir dela, fazer projeções e entender possibilidades futuras.

Assim é possível se planejar, para analisar e entender os riscos e possibilidades de retornos, além de fazer uma projeção correta, focando em minimizar perdas. Tendo esse conhecimento, você será capaz de evitar riscos e falhas, propiciando condições mais assertivas para o futuro do seu negócio.

Agora que você já sabe o que precisa, entende o que são os cenários otimistas, realistas e pessimistas, conhece algumas dicas de como fazer as perguntas certas, você já pode começar analisando seus dados financeiros e estimar projeções para o futuro da sua empresa.

E claro: caso você deseje que a FCAP JR. Consultoria te ajude a impulsionar o seus resultados, basta clicar aqui e solicitar uma reunião gratuita conosco!

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2. Gestão Financeira

Linha de Crédito: Onde minha Empresa pode Conseguir?

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  Tempo de Leitura: 3 minutos e 15 segundos


Certamente você conhece um empreendedor que poderia se beneficiar de uma linha de crédito em um período de dificuldades financeiras. Talvez até você mesmo, na sua organização, tenha enfrentado isso durante o início do seu negócio com todos os investimentos necessários ou mesmo durante algum momento de queda no faturamento.

Infelizmente, são justamente nessas dificuldades que muitas empresas acabam fechando por falta de conhecimento das oportunidades existentes no mercado para auxiliar os gestores.

Foi pensando nesse contexto que a FCAP JR. Consultoria resolveu preparar este conteúdo  sobre as linhas de crédito existentes no Brasil.

DEFINIÇÃO

Você sabe o que é uma linha de crédito? Caso não, não se desespere. Atualmente, muitas pessoas não a conhecem.

De forma simples, linha de crédito é uma forma de conseguir dinheiro emprestado ou antecipar uma quantia que você receberia posteriormente para financiar algo específico, seja na compra de produtos, maquinário ou alguma medida emergencial.

No entanto, para utilizar esse tipo de recurso é preciso ter cautela. É fundamental sempre pagar em dia para não ficar inadimplente, uma vez que, caso isso ocorra em demasia, a sua empresa pode ter muitos problemas com os juros (que já são elevados mesmo nas condições normais).

Por isso, antes de pensar em assinar um contrato com qualquer instituição financeira, você precisa conhecer, no mínimo, os tipos de linhas de crédito existentes.

Diagnóstico

TIPOS DE LINHA DE CRÉDITO

Pensando na sua empresa, separamos alguns tipos de linha de crédito para pessoa jurídica. Certamente algum destes 6 que listamos abaixo se encaixa na realidade do seu negócio, caso você precise investir e não tem o montante necessário, pode recorrer a esses meios.

1. Financiamento de Capital de Giro

Ocorre quando uma empresa precisa de recursos para equilibrar seu fluxo de caixa ou capital de giro. Destrinchando um pouco, seria uma forma de capitalizar a empresa por meio de um financiamento de curto, médio ou longo prazo para cobrir os défices do caixa para melhor fluência do fluxo financeiro. Normalmente, é muito utilizado em novos projetos ou empreendimentos que ainda não estão maturados no mercado.

2. Descontos de títulos, duplicatas e cartão de crédito

Acontece quando uma empresa deseja antecipar um valor a receber em conta corrente, cheque ou algo do tipo. A instituição financeira lhe antecipa o valor a ser recebido descontado de uma taxa de juros e o Imposto sobre operações financeiras (IOF). Neste caso os juros devem ser menores por se tratar de uma antecipação, a empresa já receberia a quantia mas paga uma instituição financeira para embolsar o dinheiro imediatamente.

3. Leasing (pessoa jurídica)

Destinado para o financiamento de máquinas, automóveis e computadores. É firmado um contrato para o tempo que os consumíveis ficarão sob posse da empresa; ao final do período, a empresa pode ficar com o patrimônio desde que transfira o bem para o seu nome e quite o valor residual.

4. FINEP

Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP) é um órgão do Governo Federal  vinculado ao Ministério da Ciência e Tecnologia, voltado para empresas de cunho tecnológico que desenvolvem serviços ou produtos nessa área. Atualmente, existem 3 tipos de financiamento na organização: o Inova Brasil, Tecnova, Inovacred; todos ligados a inovação mas com algumas variáveis como valor disponibilizado, área em que vai inovar dentre outros fatores.

5. Cartão BNDES

Por último, uma das linhas de crédito mais usadas no país, o crédito por meio do cartão BNDES é feito no próprio site do BNDES. Vale lembrar que são para as empresas que possuem faturamento igual ou inferior a 90 milhões de reais por ano. Caso você não conheça o cartão BNDES ou queira saber mais, basta clicar aqui.

 

 

ONDE CONSEGUIR

Antes de tudo, não custa lembrar que, para um empréstimo ser aprovado, a instituição financeira fará uma série de exigências como uma forma de se prevenir e assegurar que ela irá receber a quantia acordada contratualmente.

Pensando nisso, selecionamos algumas das opções que o empreendedor possui para conseguir uma linha de crédito no Brasil.

  • Sicoob
  • BNDS
  • Caixa Econômica
  • Banco do Brasil
  • Bradesco
  • Sicredi

Mesmo sendo empresas de referência no mercado, não se limite a elas. Certamente existem outras alternativas na sua região que podem ser ainda mais recomendadas. Por isso, pesquise, calcule e negocie os juros ao máximo que puder.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Agora que você sabe um pouco mais sobre instituições financeiras, busque a opção que mais se adeque a realidade do seu negócio, algumas organizações preferem trabalhar com setores específicos, talvez seja o da sua empresa.

Não deixe de investir, inovar e, principalmente, se capacitar. Para você conhecer outras instituições que podem contribuir para o desenvolvimento da sua empresa e saber como elas podem lhe auxiliar, basta clicar aqui.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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2. Gestão Financeira

4 Estratégias de Gestão Financeira para Sua Empresa

 

Pensar estratégias de gestão financeira para sua empresa é vislumbrar em desenvolvimento. Sim, cuidar das finanças do seu empreendimento é sinônimo de crescer, e vamos te apresentar algumas dicas de como fazer isso.

A gestão financeira serve para melhor o controle administrativo dos recursos financeiros de uma empresa. Entre outras palavras, é tomar conta do dinheiro, a partir de processos ágeis, visando o crescimento econômico do negócio. Para isso, existem ações bem assertivas que devem ser incorporadas às estratégias de todos os tipos de empreendimento, confira nos próximos tópicos.

1 – Monte um plano orçamentário

Quem acabou de iniciar um negócio não aguenta mais escutar a palavra planejamento, porém, ela nunca deve sair de sua rotina. E não existirá uma gestão financeira sem um plano pré-estabelecido. Precisa estabelecer ou adotar métodos que ajudem a controlar a movimentação dos recursos financeiros.

Então elaborar um plano orçamentário (trimestral, semestral, anual, etc.) é uma estratégia indispensável. O formato básico desse plano consiste em:

  • Traçar objetivos que devem ser alcançados por meio de metas;
  • Criar políticas ou programas que viabilizem o controle orçamentário.

Para ilustrar isso podemos pensar numa empresa que estipula em seu orçamento anual menos gastos com sua frota de veículos, e quer atingir isto reduzindo o consumo de combustível. Esse plano é apresentado para os gestores responsáveis pela frota, e eles deverão criar programas que focarão em boas práticas que ajudarão para diminuir a despesa com etanol/gasolina.

2 – Crie mecanismos para avaliar o crédito oferecido aos clientes

Um dos grandes problemas que atinge os varejistas é a inadimplência dos seus clientes. Existem estratégias de gestão financeira que podem resolver isso? Sim.

Inicialmente pode oferecer limites de créditos seguros, que estejam dentro das limitações de renda de seus clientes. Um sistema de cadastro sólidos ajudará a montar isso. Mas, se felizmente a demanda de suas vendas é enorme, poderá contar com a ajuda da tecnologia para isso. No mercado existem ferramentas digitais que ajudam a analisar o perfil de crédito de muitos consumidores. Usando-as conseguirá ter um nível de precisão maior, e o risco da inadimplência reduz.

3 – Separe as despesas pessoais do fluxo de caixa de sua empresa

É comum que pequenos e médios empreendedores não desassociem suas contas pessoais do fluxo de caixa da empresa. Se faz algo similar, pare já! Uma gestão financeira para funcionar dentro de uma empresa, precisa focar nas despesas reais do negócio. Seus gastos como pessoa física são de sua responsabilidade, não de seu empreendimento.

Muitos iniciantes vislumbrados com os valores que entram em suas caixas registradoras, começam a retirá-los para fazer compras pessoais e pagar contas. Ao final de 6 meses estão com um buraco no orçamento sem precedentes.

O caminho certo, principalmente para quem estar começando, é separar uma parte do valor que irá investir e destiná-lo para manter sua casa por determinado período. Depois precisa definir uma espécie de pró-labore que irá sacar mensalmente, e assim manter seus custos pessoais. Ignorar essa estratégia é colocar em risco o futuro de seu empreendimento.

4 – Utilize a tecnologia para fazer o controle financeiro

Não adianta apostar na memória, anotações no caderno e até mesmo planilha: não conseguirá fazer a gestão financeira de sua empresa dessa forma. O ritmo dos mercados atualmente é outro. Pequenas e médias empresa precisam acompanhar os passos dos empreendimentos de sucesso. Esse caminho é utilizar um software ERP. Por quê? Vejamos.

Seu vendedor fecha compras, porém, não é ágil em encaminhar as notas ou outros documentos que comprovem a transação. Logo todas as vezes, demora a enviar a cobrança aos clientes. Usando um programa de gestão financeira isso acaba: o setor financeiro já consegue ver em telas orçamentos e vendas confirmadas, já visualizará as notas fiscais eletrônicas e poderá emitir os carnês de pagamento.

Também, não haverá mais problema na conciliação bancária. O programa para controle financeiro tem convênios com os principais bancos brasileiros, e poderá confirmar online se determinados boletos foram pagos. Esses são alguns dos exemplos de vantagens que sua empresa alcançará adotando esse tipo de tecnologia dentro de suas estratégias de negócio.

Percebemos o quanto é importante ter estratégias de gestão financeira sólidas. Somente com elas poderá pensar em expandir, que é o desejo natural de qualquer pessoa que se lança num empreendimento próprio. Analise todos os pontos e boa sorte!

 

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2. Gestão Financeira

Fluxo de Caixa: Controle o Financeiro da Sua Empresa

Você sabia que cerca de 50% das empresas fecham nos primeiros 4 anos? E que grande parte desta mortalidade empresarial se dá pelo fato delas não possuírem um fluxo de caixa bem feito?

Para o empreendedor possuir uma boa gestão financeira, o primeiro passo é ter um bom fluxo de caixa. Ou seja, ter o controle para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são registradas para verificação e análise.

A partir desse levantamento, que é uma ação básica e indispensável de gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados. Com ela, o dono do negócio tem os subsídios necessários para as tomadas de decisões. Dentre essas conclusões, as principais serão:

  • Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
  • Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
  • Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
  • Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
  • Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
  • Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

Dependendo da complexidade do negócio, essa avaliação pode ser feita diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Para uma empresa em estágio inicial, uma planilha do Excel que pode ser baixada neste link, costuma ser suficiente, pois o volume de movimentação de caixa não deve ser tão grande quanto uma empresa consolidada no mercado, com vários clientes, muitos colaboradores e grande número de fornecedores.

Também vale ressaltar que o investimento a ser feito é bastante acessível para as empresas que estão começando agora, visto que já existem várias despesas e custos para abrir uma empresa.

Como vimos, o fluxo é muito importante para demonstrar se você está tendo lucro ou prejuízo. Então vamos ver esse exemplo que é muito comum no cotidiano de todo empresário e entender como essa ferramenta pode ajudar o empreendedor na tomada de decisão do seu negócio:

Um empreendedor decide fazer uma promoção para atrair mais clientes e para isso acabou abaixando o valor dos seus produtos. A boa notícia é que ele vendeu 25% a mais do que nos períodos anteriores, tendo de receita um total de 35 mil. Infelizmente, o que o empreendedor não previa era que a promoção fosse aumentar suas despesas com divulgação, comissão e custos de de forma tão considerável, somando um montante de 33 mil reais.

Sendo assim, através de um fluxo de caixa, o empresário,  que estava animado com as receitas, percebeu que seu lucro não foi tão significativo assim.

Apesar do fluxo de caixa ter trazido uma notícia ruim para o empreendedor, podemos concluir que foi a partir dessa análise do resultado financeiro que o empresário percebeu que deve seguir outros caminhos para obter maior lucro.

Ferramenta Financeira para fluxo de caixa

O primeiro passo para ter um bom fluxo de caixa é possuir uma ferramenta financeira, que pode ser uma planilha do excel ou um software online.

Sabendo da necessidade de ter uma ferramenta adaptável a realidade de cada empresa, estamos disponibilizando uma planilha no Excel totalmente gratuita, personalizável a realidade de qualquer negócio, muito didática com gráficos e relatórios que vão lhe ajudar a tomar decisões de forma mais assertiva.

 

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Centro de Custos

O segundo passo é entender o seu negócio, saber quais são seus custos e suas despesas para que você possa criar seu centro de custos.

Os seus custos estão 100% ligados à sua produção ou prestação de serviço, portanto variam de acordo com a quantidade produzida. Ex: Matéria-prima, embalagens, insumos de produção, mão-de-obra de produção e/ou de execução dos serviços, mercadorias adquiridas para revenda.

Já as despesas são valores gastos relacionados com a estrutura de administração da empresa, como por exemplo: aluguel, água, luz, telefone, salários administrativos, manutenção, contador, pró-labore, despesas financeiras, etc.

Após elencar quais são as suas futuras despesas e custos é importante validar o que você fez, seja com um contador ou com outro especialista na área financeira e com empresas do mesmo ramo e segmento que a sua.

Elaborar um plano de contas é uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise de partes do negócio.

A criação de um plano de contas vai depender diretamente do tamanho e das conveniências da empresa. Para melhor controlar a entrada e a saída de dinheiro, mesmo sendo uma pequena empresa, é conveniente separá-la em vários centros de custos. No mínimo, uma empresa deve ter três centros de custos, que podem ser: administração, vendas e publicidade ou consultoria, divulgação e produção.

Dividida a empresa em áreas determinadas, o importante é saber com o que está sendo gasto o dinheiro e a que área corresponde esse gasto. Haverá, portanto, despesas referentes a somente um centro de custos (por exemplo, publicidade) ou despesas que tenham sido feitas por mais de um centro de custos (consultoria e produção, por exemplo).

Se as despesas relacionam-se a mais de um centro de custo, o ideal é que sejam divididas entre eles.

Você também deve preencher as suas Contas de Receita de acordo com cada grupo de receita existente.

Registro de Receitas e Despesas: alimentar o fluxo de caixa

O terceiro passo para ter um fluxo de caixa eficaz é registrar todas as receitas e despesas que acontecem na sua empresa. Deve-se entender qual a movimentação financeira da sua empresa e assim fazer com que exista a necessidade de alimentar esse fluxo de caixa. Dependendo do negócio é preciso alimentar o fluxo de caixa diariamente, já em outros casos semanalmente já é suficiente.

Quando for fazer um lançamento é preciso colocar a data da receita ou despesa, a categoria, qual o plano de contas, qual é a receita ou despesa e o valor referente a ela e o status.

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Análise Financeira

O quarto passo é fazer análises financeiras com seu fluxo de caixa, tendo em vista que, sozinho, o fluxo de caixa não fornece respostas conclusivas. Destacamos que ele é apenas um instrumento que ajuda as empresas a definirem o planejamento com dados mais precisos.

Alguns tipos de análise que devem ser feitas são:

Análise de liquidez Análise Financeira

Significa entender o comportamento de entradas e saídas de caixa ao longo do mês. É a partir dessa análise que você poderá saber se existe uma necessidade de dinheiro no caixa para os próximos dias.

O primeiro passo para fazer uma análise de liquidez é já ter uma planilha onde você atualiza as entradas e saídas de dinheiro.

O segundo é analisar e entender qual o comportamento das entradas e saídas ao longo do mês. Isto é, se o saldo fica negativo ou positivo e qual o motivo deste resultado.

O terceiro passo é tomar decisões acerca da sua análise. Se o seu saldo está negativo em determinada época do mês, é preciso analisar quais são as suas opções para conseguir ter sempre um caixa positivo, isto é, analisar se vai ser preciso recorrer a formas de empréstimos a curto prazo ou ainda tentar redefinir prazos pagamentos para colaboradores e fornecedores.

Se seu saldo estiver sempre positivo, uma boa prática e plano de ação para melhorar seu resultado é saber quais são os fornecedores que você conseguirá desconto por pagar antes do prazo e assim aumentar sua receita.

Vamos ao exemplo:

A empresa abaixo realiza todos os seus pagamentos no dia 5. No entanto, seu único cliente faz o pagamento no dia 15 do mesmo mês.

Assim, a empresa passa 10 dias utilizando de empréstimos de curto prazo,  com altas taxas de juros e termina o mês com saldo positivo.

A solução para o caso é que empreendedor é negociar com seus fornecedores e colaboradores para realizar o pagamento apenas depois do dia 15. Dessa forma, ele ficaria com saldo positivo durante todo o mês, diminuindo inclusive suas despesas financeiras.

Os impactos de uma liquidez negativa são bastante ruins para a saúde financeira da empresa, já que liquidez negativa significa que seu saldo de caixa (caixa acumulado) está negativo!

O principal motivo é que a empresa, para honrar com suas obrigações de capital de giro, terá que fazer um empréstimo ou buscar outras fontes de recursos.

Análise Estratégica

A análise estratégica é feita com base nos saldos de caixa da empresa e na análise de liquidez. O objetivo sempre é identificar onde o empreendedor perde mais dinheiro e como diminuir essa perda.

Para fazer essa análise o empreendedor deve ficar atento ao Contas à Receber, Contas à Pagar, Folha de Pagamento e Estoque.

Contas à Receber: Saber qual a quantidade de dinheiro deve receber, quanto vai ser pago à vista e quanto vai ser pago à prazo, se existirá inadimplência no período dos clientes, entre outros.

Estoque: O objetivo é fazer o estoque girar o mais rápido possível, sendo assim é preciso realizar compras sensatas, liquidar mercadorias obsoletas e de baixa movimentação e procurar formas de pagamentos estendidos para a compra de matéria prima e materiais.

Contas à  Pagar: É preciso adiar os pagamentos tanto quanto possível, sem perder o prazo de pagamento e se comprometendo a pagar juros. Por isso é inteligente negociar com empresas que fornecem o prazo de pagamento maiores e não fazer pagamentos antecipados sem receber o benefício apropriado.

Folha de Pagamento: É importante manter o salário dos funcionários em dia, sem melhorar sua posição de caixa as custas dos seus funcionários. Por isso é importante ficar atento a data de pagamento estipulada, considerar os benefícios e incentivos e melhores momentos para promoções e contratações.

Ficando atento a essas principais despesas e gastos o empresário teria mais condições de poupar e fazer futuras aquisições, seja para comprar novas máquinas ou abrir uma nova filial.

Segundo a Endeavor, 60% das empresas que fecham são lucrativas mas por não ter uma boa gestão financeira acabam entrando em falência. Sendo assim o fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para o empreendedor conseguir alavancar seus resultados e se precaver de possíveis problemas que possam acontecer.

Por isso nós, da FCAP JR. Consultoria, elaboramos uma planilha de fluxo de caixa, que aborda um passo a passo que deve ser seguido para criar um controle efetivo das entradas e saídas de caixa. Clique AQUI para baixar.

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2. Gestão Financeira

Redução de Gastos para Pequenas Empresas

“Reduzir gastos ou aumentar receitas”

Esses são os dois objetivos finais de qualquer empresa. Todos os esforços que fogem da operação diária de uma organização, desde a contratação de uma consultoria até a aquisição de um maquinário mais moderno, buscam atingir os dois objetivos citados anteriormente, seja de forma direta ou indireta.

A escolha entre focar em reduzir gastos e aumentar receitas varia de acordo com inúmeros fatores, como: a maturidade dos processos internos da empresa, estratégia a longo prazo, setor e mercado específico e outros. Porém, mesmo com tantas variáveis, o Cenário Econômico é um dos fatores de maior poder de influência.

Em meados de 2010, com o aquecimento do mercado brasileiro, o investimento das empresas se baseava quase que totalitariamente em bens e serviços que as fossem gerar receita, isto é, campanhas publicitárias, desenvolvimento de novos produtos, compra de ações, títulos e imóveis.

Já a partir de 2015, todo o entusiasmo com o cenário econômico brasileiro acabou. Várias das empresas que obtiveram um crescimento alto no passado começaram a ver seus resultados decaírem a cada mês ou fecharam as portas. Diante disso, o foco das empresas que antes era de Aumentar receitas, passou a ser Reduzir gastos.

Atualmente, estamos passando por uma recuperação econômica, mas que ainda ocorre de muito lentamente, o que só solidifica o porquê de buscar a Redução de Gastos.

Nessa perspectiva, preparamos um Guia Completo da Redução de Gastos para Pequenas  Empresas em 4 passos simples:

 

Passo 1

 

Passo 1: Analise e entenda seus gastos

O primeiro passo para reduzir gastos de forma significativa e sustentável é buscar entender as contas da sua empresa. Entender não é somente ter conhecimento acerca das origens dos gastos, mas sim compreender com lucidez as suas especificidades.

Nesse ponto, é possível atuar com base em dois diferentes âmbitos: A Análise Interna e Análise Externa.

Análise Interna

A análise Interna busca o entendimento da realidade empresarial a partir de insumos gerados internamente.

É importante começar com um levantamento de informações relevantes que podem ser encontradas em documentos e ferramentas já existentes, tais como: Fluxo de Caixa, Balanço Patrimonial, DREs, Contas a Pagar, Contas a Receber, Estoque, folha de pagamentos e outros.

São diversas fontes de informações que podem gerar vários insights diferentes, portanto, é preciso ter um método claro de filtragem dessas informações. Na maioria dos casos, uma planilha bem estruturada consegue comportar bem as análises.

Outro método de análise é procurar informações a partir dos “donos dos gastos”, ou seja, os gerentes e funcionários da sua empresa que em alguns dos seus processos, precisam desembolsar algum recurso. A partir de entrevistas e análises dos processos de cada um, é possível saber se há alguma possibilidade de renegociação com os fornecedores e se há métodos alternativos para reduzir os gastos.

No nosso guia sobre Análise Financeira tratamos com detalhes sobre como é possível tomar decisões assertivas em três passos simples, é só clicar aqui e conferir!

Análise Externa  

Outro viés importante do entendimento dos gastos da sua empresa, é a obtenção de referenciais práticos.

Vamos supor que a Empresa Azul tenha um gasto de 10% com despesas administrativas e que esse gasto se manteve constante nos últimos três anos. Nesse caso, a empresa possui um nível alto ou baixo de despesas administrativas? Será que ainda existem oportunidades de redução?

Tudo isso depende do referencial a ser utilizado.

Esse referencial pode ser sua concorrente direta, uma empresa similar em outro estado ou uma empresa de outro setor mas com o porte igual, o importante é criar referenciais comparativos para se espelhar.

Existem várias práticas eficientes para obter informações do campo externo como o Cliente Oculto, Benchmark e outras. Para saber mais sobre como fazer uma Análise de Concorrência efetiva, é só acessar o nosso Blog Post sobre o assunto clicando aqui!  

Planos de ação para redução de gastos

 

Passo 2: Faça Planos de Ação para a Redução de Gastos

Após efetuar as análises com viés interno e externo, você deve ter identificado várias possibilidades de redução na empresa, certo?

Por mais que o processo de Reduzir os Gastos seja um esforço conjunto da organização, é de suma importância que haja a responsabilização pelas principais fontes de redução, facilitando a cobrança e acompanhamento de resultados.

Um bom método de elaborar Planos de Ação efetivos é o 5W2H, que funciona de tal maneira:

Os 5W:

What (o que será feito?) > objetivo, meta

  • Why (por que será feito?) > motivo, benefício
  • Where (onde será feito?) > local, departamento
  • When (quando será feito?) > prazo/data, cronograma
  • Who (por quem será feito?) > responsável (eis) , equipe

Os 2H:

  • How (como será feito?) > atividades, processo
  • How much (quanto vai custar) > custo ou quantidade

As sete perguntas acima são o principal guia do “projeto” de redução de gastos, e é a partir delas que o acompanhamento será feito e será possível determinar metas no processo, que é o nosso próximo passo.

Para saber mais sobre como utilizar a ferramenta 5W2H, basta baixar o manual elaborado pela Endeavor clicando aqui!

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Passo 3: estipule e acompanhe as metas

 

A partir da elaboração dos Planos de Ação, é necessário estipular metas específicas para cada frente de atuação por dois principais motivos:

Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

  1. Metas dão a possibilidade de premiar de acordo com a performance.
  2. Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

Um método prático e efetivo para definir as metas é o padrão SMART:

 

  • eSpecífica: Que seja exclusiva, especial, particular.
  • Mensurável: Que se possa medir, dimensionar, quantificar.
  • Atingível: Que seja possível, alcançável, realizável.
  • Relevante: Que seja importante, que mereça atenção.
  • Temporal: Que tenha prazo definido, que tenha data.

O estímulo para reduzir os gastos se faz fundamental e mais efetivo quando há metas bem estipuladas.

O método “Gamification” é muito indicado na maioria dos casos. Esse método consiste em transformar um objetivo comum em um jogo, no qual os participantes devem seguir regras e serem recompensados de acordo com os resultados obtidos.

Várias empresas utilizam esse método como forma de interação e gestão de resultados. Um ponto de atenção quanto a ele é que é de suma importância analisar a fundo a aplicabilidade do método em relação aos aspectos culturais de cada empresa, para que assim, não haja uma incompatibilidade entre eles.

 

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Passo 4: Implemente uma cultura de redução de gastos

Sobre a implementação da cultura de redução, a Bain & Company, uma das maiores consultorias  em estratégia do mundo, diz:

“o objetivo é criar uma organização e uma cultura em que todos entendam a importância da manutenção de custos baixos e procurem por maneiras de reduzi-los em todos os setores”.

De maneira geral, essa cultura traduz-se num compromisso constante de todos os colaboradores em descobrir as melhores formas de fazer qualquer trabalho, gastando menos insumos.

Os colaboradores devem entender os porquês dessa mudança, e é de suma importância que todos estejam motivados para as essas mudanças, visto que o fator humano é um dos maiores impeditivos para o sucesso de mudanças na cultura.

Durante todo o processo de implementação os funcionários precisam saber as formas de avaliação do processo, as metas, status de andamento e devem, obrigatoriamente, ser os protagonistas da redução.

É importante que se identifiquem as ações menos complexas que possam ser implementadas de imediato, implementá-las, comunicar a toda a empresa o que foi feito e celebrar as conquistas alcançadas. Assim, a implementação será melhor aceita nos estágios iniciais.

Existem vários métodos para tornar sustentável a cultura de redução de gastos, o mais pertinente e aplicável é o 8s.

O 8s é uma ferramenta que proporciona mudanças nos hábitos e comportamentos através de seus treinamentos. No qual, seu surgimento teve como objetivo complementar o 5s Japonês, adaptando-se à realidade dos brasileiros.

Seu conceito é simples, porém sua implementação requer interesse e responsáveis. Sua sequência de sensos demonstra uma lógica e sua implementação será mais efetiva se feita em ordem, pois um senso complementa o outro, afim de gerar bons resultados. São os 8 sensos:

Senso de determinação e união: Expressa a participação determinada dos gestores e a união de todos os colaboradores.

Senso de Treinamento: Visa treinar todos os colaboradores em um processo contínuo, para que possam executar suas atividades cada vez melhor.

Senso de Utilização: Significa utilizar os materiais com bom senso e equilíbrio a partir da definição de prioridades e métodos. São alguns dos benefícios: Otimização do espaço de trabalho, otimização no controle de estoques, melhor controle de despesas, diminuição dos custos  preparação para os demais sensos.

Senso da Ordenação: Como o nome já diz, busca prover uma maior organização utilizando padrões para dispor as ferramentas e materiais de maneira lógica. São benefícios da implementação desse senso: Otimização do tempo de duração dos processos e facilidade na localização dos materiais.

Senso de Limpeza: Este senso busca eliminar a sujeira de maneira geral, deixando o ambiente saudável e harmônico. Esse senso pode ir além do âmbito físico, abraçando também o ambiente interpessoal.

Senso do bem estar: Este é o senso resultante da implementação dos 5 sensos anteriores, pois ao implantá-los o bem estar dos colaboradores irá surgir naturalmente.

Senso da Autodisciplina: É quando acontece o respeito a tudo, seja entre colaboradores, ou entre as normas, não tendo que obedecer por obedecer mas sim pelo sentimento de responsabilidade.

Senso da economia e combate ao desperdício:   este é o ponto máximo do programa, onde se encerra o ciclo de implementação do mesmo, pois uma vez que os setes sensos mencionados anteriormente estejam sendo operados e integrados ao comportamento dos colaboradores, estes se sentem motivados a propor melhorias e modificações, a fim de combater os desperdícios, bem como reduzir os custos e aumentar a produtividade.

A implementação deste senso, deve partir dos gestores, reunindo gerentes, supervisores e chefes para que possam  formar grupos/gerência/responsável no combate ao desperdício.

Deve-se também, escolher líderes de diferentes áreas para analisar os desperdícios em geral, a função básica deste líder, será de motivar os colaboradores para que apresentem sugestões de melhorias, por mais simples que sejam.

Redução de Gastos: Considerações Finais

Reduzir gastos no cenário atual é quase obrigação. Independentemente da metodologia e das ferramentas utilizadas,é fundamental internalizar na organização como um todo o hábito de otimizar os recursos e reduzir os gastos.

 

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2. Gestão Financeira

Análise Financeira: Como Tomar Decisões Assertivas em 3 Passos

“Se não podemos medir algo, não podemos gerenciá-lo. Se medimos errado, gerenciamos errado. Tudo que não é gerenciado deteriora.” (Peter Drucker)

Fazendo uma analogia ao corpo humano, podemos dizer que o financeiro é o coração da empresa: sem o controle desse, o negócio não consegue funcionar. Um bom planejamento e uma análise financeira realizada constantemente é um dos principais fatores influenciadores do sucesso ou fracasso da empresa.  

Contudo, devido a falta falta de conhecimento técnico, a gestão dessa área ainda é uma das grandes dores das micro e pequenas empresas brasileiras.

Sendo assim, é importante buscar a constante melhoria no gerenciamento das finanças da sua empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise dos seus dados financeiros, gerenciá-los e traçar planos de ação visando um progresso consistente.

A análise financeira deve tornar-se uma ação gerencial estratégica constante do empresário. A partir dessa, você poderá tomar decisões assertivas acerca das finanças do seu negócio.

Pensando nisso, nós decidimos compartilhar com você um guia completo de como fazer uma análise financeira em 3 passos, aplicável para todas as empresas, com base na nossa expertise adquirida através dos mais de 100 projetos de consultoria executados desde 2013. Vamos lá?

3 Passos para fazer uma Análise Financeira

  1. Coleta de Dados Financeiros

Para realizar a análise financeira, faz-se necessário possuir documentado todos  os demonstrativos contábeis, o fluxo de caixa e um banco de dados das vendas realizadas.

  • Demonstração de Resultado (DRE): demonstração contábil que tem com objetivo evidenciar a formação do resultado líquido em um exercício, através do confronto das receitas, custos e despesas e impostos.

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Caso você não tenha elaborado o DRE da sua empresa, faça agora através da planilha no site do contaazul.

  • Balanço Patrimonial: demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da Entidade. Nele, serão observadas as contas de ativos da empresa (bens e direitos), contas de passivos (obrigações), o patrimônio líquido (investimento inicial dos sócios) e o lucro reinvestido no negócio. Para saber como fazer um Balanço Patrimonial, visite o blog da luz.

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                                                               Exemplo de Balanço Patrimonial

Contas do Ativo Circulante: caixa, aplicações financeiras, contas a receber, estoques;

Contas do Ativo Não-Circulante: vendas, empréstimos, fábricas, escritórios e móveis, equipamentos;

Contas do Passivo Circulante: salários, impostos, fornecedores, empréstimos;

Contas do Passivo Não Circulante: empréstimos, pagamentos a fornecedores;

Obs.: circulante é o que pode ser convertido em dinheiro dentro do período de um ano e o não circulante só pode ser convertido em dinheiro a longo prazo.

  • Fluxo de caixa: é um instrumento de controle crucial para o gerenciamento das finanças. Ele é adotado em empresas para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são documentadas para verificação e análise. Para baixar uma planilha de fluxo de caixa gratuita, clique aqui
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                                    Exemplo de Fluxo de Caixa
  • Banco de dados das vendas: é importante possuir documentado todos os dados dos clientes relacionados às vendas (nome, data, valor, detalhamento do produto) para que possa ser feita  verificação dos clientes que devem ou já deveram para a sua empresa. Dessa maneira, é possível gerenciar as inadimplências. 

             A partir do momento que você gerencia a data de recebimento de um cliente que pode ser um possível devedor e já sabe a próxima data que o mesmo vai comprar no mês seguinte, faz-se necessário entrar em contato com ele e negociar um possível limite de crédito ou condição de pagamento.

        Essa negociação personalizada pode evitar que haja uma insuficiência na conta Contas a Receber, o que desbalancearia o Fluxo de Caixa e, consequentemente, toda a área financeira. Caso você queira saber mais sobre uma política de cobrança, leia esse artigo do SEBRAE.

2. Análise dos Dados Financeiros

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Com base nos dados coletados acima deve-se realizar um estudo sobre o equilíbrio do negócio, a partir da análise de cada demonstrativo contábil.

2.1 Análise da DRE e do Balanço Patrimonial

Podem ser feitas várias análises financeiras com base nesses demonstrativos. Neste texto vamos abordar as duas análises mais conhecidas e didáticas que podem ser feitas com base no Demonstrativo de Resultado e no Balanço Patrimonial: a vertical e a horizontal.

Quando fazemos uma análise financeira vertical, descobrimos a importância de cada conta em relação à demonstração financeira a que pertence, ou seja,  ao ativo, passivo ou ao patrimônio líquido.

Por exemplo, podemos saber a porcentagem da conta caixa em relação ao ativo total. A fórmula utilizada deverá ser:

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Através da comparação com padrões de empresa do ramo ou com percentuais da própria empresa em anos anteriores, pode-se inferir se existem itens fora da proporção comum.

Já a análise horizontal serve para analisar as contas de um período para outro. Dessa forma é possível analisar tendências e apresentar a evolução no tempo de cada conta. Para ser utilizada é preciso ter como parâmetro dois períodos (o ideal é considerar o ano).  

A fórmula é a seguinte:  

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Essa análise  horizontal é necessária para verificar o aumento das contas ao longo dos anos.

Além disso, a partir de ambas as análises é possível inferir alguns fatores. É importante lembrar, portanto, que é preciso fazer as duas análises em conjunto, pois uma separada da outra pode mascarar o desempenho da empresa.

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  Exemplo de uma Análise Financeira: Vertical e Horizontal

É visto que a Análise Horizontal é feita de um ano para o outro (de 2008 para 2009). Caso pegarmos a conta de Realizável a Longo Prazo, podemos perceber que houve um aumento de 895,2% dentro de um ano. Isso pode ser justificado por um grande investimento realizado nesse período ou por uma grande aquisição de bens imobilizados.  

Em relação a  a Análise Vertical, podemos perceber que essa mesma conta representava em 2009 cerca de 0,1% da conta ativo total, enquanto em 2008 essa conta representava 1,3% do ativo.

Portanto, é visto que apesar da conta ter aumentado substancialmente dentro de um ano, ela ainda  não possui um impacto significativo nos bens e direitos da empresa no geral. Caso tivesse sido feita apenas a análise horizontal, poderia-se inferir que houve um enorme impacto na empresa devido ao grande aumento na porcentagem da conta.

Entretanto, quando olhamos o panorama geral, percebemos que, em comparação as outras contas, o Realizável a longo Prazo não interferiu tanto no resultado da empresa, visto que representa apenas 1,3% do ativo. 

2.2 Análise de Fluxo de Caixa

Com um fluxo de caixa feito, faz-se necessário realizar a análise financeira constantemente para que um gerenciamento eficaz.

2.2.1 Receita e Despesa

Ao observar as entradas e saídas do caixa, você poderá inferir, de maneira intuitiva, alguns dados importantes para o gerenciamento das finanças.

Será possível identificar se existe alguma sazonalidade nas vendas, ou seja, se a sua receita é influenciada por fatores externos, como feriados, datas comemorativas ou dias de semana específicos.

Além disso, é possível perceber também se  existe alguma tendência de pagamentos a serem realizados. Caso você precise pagar o salário dos funcionários e os fornecedores em datas próximas, é aconselhável  criar um espaço entre os dias da pagamento. Além de ser muito trabalho administrativo você terá um rombo no seu fluxo de caixa!

Vale ressaltar também que caso você perceba que possui muito dinheiro em caixa que ainda está sem destino, pode estar na hora de considerar fazer algum investimento ou comprar em escala do fornecedor, visando diminuir o custo na hora da compra. 

2.2.2 Análise Estratégica de Fluxo de Caixa

Para possuir uma visão mais estratégica, é preciso fazer alteração na estrutura do fluxo de caixa geralmente apresentado. É indicado adaptá-lo à estrutura adotada na Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) utilizada pela contabilidade.

Na DFC, os fluxos de entrada e saída de recursos financeiros são agrupados em três atividades distintas: Atividade Operacional, Atividade de Investimento e Atividade de Financiamento.

A atividade operacional considera os fluxos de entrada e saída de recursos financeiros relacionados com a atividade principal da empresa, tais como compra, armazenamento, produção, venda e distribuição.

A atividade de investimento considera os fluxos de entrada e saída de recursos financeiros relacionados com o aumento da capacidade de geração futura de caixa da empresa, normalmente associado a compra e venda de ativo permanente (ou não circulante). Isto é, a compra de um carro, computador ou máquina para empresa.

Por fim, a atividade de financiamento considera os fluxos de entrada e saída de recursos financeiros relacionados às transações com recursos próprios ou de terceiros, normalmente associados aos aportes de capital realizados pelos sócios, aos pagamentos de dividendos, captação e amortização de empréstimos e financiamentos.

Dessa forma, é possível que você possua uma visão mais ampla  e estratégica do negócio, visto que você poderá dimensionar em quais setores os recursos estão sendo mais consumidos e em qual deles a verba poderá ser melhor investida a médio e longo prazo.

É válido acrescentar ainda que este não é um modelo fechado: vai depender de quais atividades financeiras são mais presentes no dia-a-dia da sua empresa.

3. Criação de Metas e Indicadores

Por meio da criação dos chamados KPI’s – os Indicadores-Chave de Desempenho – é possível monitorar todos os processos e descobrir o que está e o que não está funcionando na sua gestão. Podem existir indicadores para todas as áreas da sua empresa, mas aqui vamos falar especificamente dos Indicadores Financeiros. 

É por meio da criação desses indicadores que você vai conseguir manter o foco para ir atrás das metas estabelecidas, evitando se perder em meio a uma enorme quantidade de dados financeiros. 

Essas metas devem ser criadas com base na Visão da Empresa. Ao saber exatamente aonde você quer chegar, fica mais fácil fazer o desdobramento em ações – que serão medidas pelos indicadores.

Por exemplo, caso você possua um E-commerce e a sua Visão é ser a principal escolha de compra para um determinado nicho de Mercado em 2 anos, as suas metas devem ser criadas com base nessa visão.

Sendo assim, as metas poderão ser: aumentar o número de clientes ou fazer ações de marketing específicas para esse nicho. 

A partir daí, haverá o desdobramento da meta em indicadores. Esses poderão ser o número de visitas ao site que se convertem em vendas ou o número de clientes advindos do marketing criado.

Os indicadores são criados através de índices e demonstram parâmetros da saúde da empresa, permitindo comparativos de desempenho entre diferentes períodos, de maneira a avaliar o resultado atual em relação a outros períodos históricos.

É possível extrair diversos indicadores de desempenho do Demonstrativo de Resultado e do Fluxo de Caixa.

Caso o indicador esteja abaixo ou acima do esperado, é o seu papel como gestor financeiro a criação de planos de ação para a normalização de cada indicador.

Por exemplo, caso você possua um indicador de Prazo Médio de Estocagem – isto é, um índice que vai indicar quanto tempo a sua mercadoria permanece no estoque – e caso esse esteja acima ou abaixo do nível ideal, a próxima etapa é pensar em planos de ação para chegar ao nível esperado.

É a partir desse indicador, por exemplo, que você poderá perceber se é preciso adiantar o pedido aos fornecedores (caso esteja abaixo do ideal) ou fazer um investimento em vendas para que essas ocorram de forma mais dinâmica. 

Existem vários indicadores financeiros que você pode utilizar em sua empresa como estratégica financeira. Como por exemplo, os índices abaixo: 

Índices de liquidez: liquidez é um conceito econômico que considera a facilidade com que um ativo pode ser convertido no meio de troca da economia, ou seja, é a facilidade com que ele possa ser convertido em dinheiro. Esse índice avalia a capacidade de pagamentos da empresa para fazer frente às suas obrigações e representa um grande referencial de longevidade da empresa.

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Índice de endividamento: avalia a representatividade do volume de obrigações (capital de terceiros: fornecedores, bancos, …) comprometidos frente ao capital próprio da empresa.

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Índice de rentabilidade sobre vendas: demonstra a relação do lucro operacional* com as vendas realizadas.

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Prazo médio de estocagem –  calcula o prazo médio de quanto a mercadoria fica parada no estoque ao longo do ano. É calculado pelo valor da conta estoque dividido pelo CMV*.                          

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*Lucro operacional: lucro gerado única e exclusivamente pela operação do negócio, descontadas as despesas administrativas, comerciais e operacionais. Assim, exclui-se qualquer movimentação financeira.

*CMV: custo de mercadoria vendida. Significa a baixa efetuada nas contas dos estoques por vendas realizadas no período.

É importante lembrar, entretanto, que esses indicadores devem ser criados com base no seu objetivo final. Esses são o desdobramento da sua estratégia financeira e é o que vai monitorar o desempenho da empresa.

A partir dessas análises, é possível possuir uma visão mais estratégica das finanças do Negócio e tomar decisões embasadas e assertivas.

Lembre-se de que a gestão financeira é o coração da sua empresa. Devido ao cuidado que o setor financeiro requer, muitas empresas contratam consultorias para que esses processos e análises sejam realizados com excelência.

Sabemos que além da gestão financeira, a gestão empresarial como um todo exige muito esforço e conhecimento.

Pensando nas dificuldades enfrentadas pelos Empreendedores no dia-a-dia, nós desenvolvemos esse Guia Completo, onde será possível encontrar os principais problemas das empresas pernambucanas e as ferramentas de gestão mais efetivas para solucioná-los.


Caso você queira atingir mais resultados na sua gestão, entre em contato com a gente, nós podemos te ajudar!

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         Lavínia Pedrosa                 Analista de Marketing