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Estruturação financeira: 6 erros que indicam que sua empresa precisa de uma

É comum ouvir dos gestores que a gestão financeira do negócio fica em segundo plano, e que não fazem isso propositalmente.

Quando não há setores definidos dentro da empresa, grande parte dos empreendedores se esforçam para cumprir as tarefas de vários setores ao mesmo tempo, incluindo o financeiro.

Embora seja comum, é extremamente perigoso para o negócio, principalmente para os que almejam crescimento e aumento de receita.

Hoje, neste, post, iremos mostrar que existem várias razões para que uma empresa necessite de uma estruturação financeira.

Portanto, é muito importante que você, gestor, identifique se há, na sua empresa, um desses sinais que mostraremos a seguir.

1. Usar apenas papel para o controle financeiro

Em meio a tanta tecnologia e inovação, anotar informações financeiras da empresa em cadernos parece uma atividade extinta, porém ainda existem empresas que fazem esse controle financeiro manual.

E este é um hábito que deve ser mudado imediatamente, e explicaremos o porquê.

A adoção de um sistema de gestão, que torna eficiente o processo de controle financeiro da empresa, dará mais segurança e possibilitará o uso da inteligência artificial como aliada no processo de tomada de decisão, além de garantir um controle geral.

Além disso, as informações ficarão compiladas em um só lugar, proporcionando agilidade na busca de alguma informação.

Além disso, por meio de indicadores e dashboards, será possível comparar resultados atuais com os e períodos anteriores de forma rápida e fácil.

2. Misturar finanças pessoais com as da empresa

Apesar de ser óbvio que é uma prática que não deve ser adotada, muitas empresas ainda caem nesse erro, e não conseguem desembaralhar as duas contas.

Assim, não conseguem ter clareza de quais os custos fixos e variáveis da empresa, o quanto ela está lucrando, dentre outros indicadores econômicos.

Sem essas informações, não dá para ter um bom planejamento financeiro, prever as receitas e despesas, identificar possíveis gargalos, enfim, fazer uma correta gestão financeira.

Neste cenário, a estruturação financeira é totalmente necessária, para fazer essa separação de forma correta, e assim a empresa poderá saber em qual nível de maturidade ela está e quais as ações ela pode fazer diante de um cenário realista.

Pois, sem essa certeza, as decisões serão baseadas em “achismos”, e essa é uma atitude que deve ser evitada ao máximo.

3. Pensar apenas nos custos “maiores”

É muito comum, que as empresas priorizem os grandes custos como despesas com pessoal, tributos, energia elétrica e aluguel.

Todavia, ao deixar pequenas despesas em segundo plano pode fazer com que haja um desperdício de recurso financeiro.

Contas como telefonia, água, e até resmas de papel, merecem atenção, e é papel do gestor verificar, constantemente, se os insumos gerados desses pequenos custos atendem a realidade atual da empresa.

Ex.: O valor pago no plano de telefonia atual, ainda atende as necessidades da empresa, ou é uma despesa que pode ser renegociada para um plano mais básico?

Uma pequena mudança como essa pode trazer benefícios a longo prazo, porém apenas tendo um bom controle você identificará esses pequenos pontos de melhoria.

4. Não ficar atento as sazonalidades

Independente do tipo de produto/serviço que está sendo comercializado, alguns eventos externos podem influenciar diretamente nas vendas causado a chamada sazonalidade. 

Não prestar atenção na sazonalidade do mercado, impossibilitará o negócio de ter um fluxo de caixa com previsões que observem essas demandas, e como essas impactarão nas obrigações financeiras das empresas.

O gestor, a partir de um planejamento financeiro bem feito, alinhado a um calendário com os eventos externos que influenciam nos resultados do seu negócio, poderá ver antecipadamente, as épocas de superávit e déficit das suas receitas e despesas, para assim, se precaver.

5. Não saber quanto custa a sua produção

Não saber os custos envolvidos na produção mais um sinal que o controle financeiro não está sendo feito da melhor forma, e precisa ser reestruturado.

É preciso saber, além do preço de venda, quais são os custos fixos e variáveis envolvidos na elaboração dos produtos e/ou serviços comercializados.

A partir do conhecimento dessas informações é possível ter um preço de venda que cubra todos os custos de produção e ainda dê lucro para a organização.

O uso de um bom controle de estoque e até fichas técnicas dos produtos, são fundamentais para que o setor financeiro da empresa seja eficiente, e que opere com dados reais e fidedignos.

6. Achar que precisa de mais dinheiro para o planejamento dar certo

Antes de tudo é necessário entender que uma estruturação financeira deve ser baseada não no que você almeja ter, mas sim no que você tem.

Como gestor, concentre-se em seus resultados financeiros atuais, e quais ações você pode fazer para que as despesas não sejam maiores que as suas receitas.

Existem negócios que mesmo faturando milhões, por não existir um bom controle nas finanças, acabam se afundando em dívidas e com sérios problemas financeiros.

Portanto, é importante ter grandes objetivos, e almejar o crescimento da sua empresa, porém, para isso acontecer deve-se ter uma boa administração dos recursos que você tem hoje.

Conclusão

O processo de estruturação financeira não é complexo, todavia deve ser bem pensado e planejado para que não se torne uma má estratégia dentro da organização

Esteja rodeado da equipe e dos recursos certos, que a probabilidade da sua empresa manter uma saúde financeira estável e equilibrada será maior!

Neste post, mostramos alguns sinais de que sua empresa precisa de uma estruturação financeira. Identificou algum desses sinais em seu negócio?

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Aprenda a fazer uma Análise Financeira na sua empresa

Fazer a análise financeira de uma empresa é um dos maiores desafios que os empreendedores enfrentam.

Apesar disso, se faz muito necessária, pois toda e qualquer ação realizada dentro da empresa, independente da área (operacional, técnica, administrativa ou estratégica) refletirá no desempenho financeiro do negócio.

Além disso, dados do SEBRAE sobre a causa de falência das empresas, mostram que o principal motivo para sua falência é a falta de capital.

Considerando a importância do assunto, hoje, neste post, vamos mostrar o passo a passo para fazer uma boa análise financeira da sua empresa e como tornar, esta, uma ação estratégica constante.

O que é a Análise financeira?

De forma geral, análise financeira é um conjunto de processos que permitem avaliar a saúde fiscal do negócio e a movimentação de receitas e despesas, focando em garantir a estabilidade, equilíbrio, capacidade de gerar lucro e acompanhar seu crescimento.

Por isso, a ausência dessa análise pode prejudicar a saúde fiscal e até a própria existência da organização, uma vez que o gestor não saberá a situação financeira do negócio. 

Passo a passo para fazer a análise financeira em sua empresa

1. Organize suas contas

Antes de a análise ser feita, é necessário que as contas da empresa estejam devidamente organizadas, ou seja, que os lançamentos de receitas e despesas sejam dados confiáveis, para garantir a veracidade da informação que será gerada pelos indicadores para o gestor. 

Portanto, faça uma pequena auditoria nas contas da empresa, e verifique se elas estão de acordo com a realidade, para assim, iniciar a análise.

2. Analise o equilíbrio econômico do negócio

Dentro da análise de equilíbrio econômico do negócio encontramos as variáveis que interferem na sua viabilidade, como a capacidade de se estabilizar e gerar lucro. 

Além dela, temos alguns indicadores que fazem parte dessa análise, como:

Faturamento periódico

Permite que o gestor conheça e acompanhe as vendas de forma mais detalhada, dia a dia, com informações sobre o quê, quanto, e quando ocorreram as entradas.

Custos fixos

Aqui serão destrinchados os custos que são essenciais para a existência do negócio, e devem ter um acompanhamento constante bem como sempre pensar em ações para poder enxugá-los.

Custos variáveis

Aqui estarão detalhados os custos que são diretamente proporcionais ao volume de vendas do produto/serviço final.

Uma estratégia muito assertiva é transformar ao máximo custos fixos e variáveis, de modo a manter um custo operacional proporcional à produção da empresa.

Margem de contribuição

É um indicador capaz de indicar se o preço de venda dos produtos pode pagar os custos fixos e gerar lucro.

A partir dele são realizadas análises de viabilidade, ponto de equilíbrio, lucratividade, etc.

Quanto maior for esse índice, melhor está a saúde financeira da empresa.

Lucro operacional

Trata-se do resultado, após a dedução dos custos fixos e variáveis dentro de um período.

Preço de venda

Além de ter a preocupação com a capacidade do produto de “se pagar” outros fatores devem ser considerados no momento da precificação.

O valor pago pelos clientes é que fomenta o capital de giro e a rentabilidade do negócio.

Preço de venda

Para que haja equilíbrio financeiro e saldos constantemente positivos, é fundamental ter um bom controle de fluxo de caixa, que  possua projeções estratégicas das entradas e saídas, visando a sustentabilidade e equilíbrio econômicos.

3. Examine o demonstrativo de resultados do exercício (DRE)

Por meio da DRE é possível analisar os principais pontos do negócio, e avaliar uma grande quantidade de informações que estarão compiladas em um só lugar, como:

  • impostos;
  • despesas operacionais e financeiras;
  • receitas;
  • entre outras.

Além disso, permite a comparação com os resultados de outros períodos, possibilitando uma análise de médio e até longo prazo, que pode ser extremamente útil para uma boa tomada de decisão.

Para a elaboração desse demonstrativo, é mais indicado que seja estruturado seguindo uma sequência e lógica para facilitar o entendimento do analista.

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4. Analise os indicadores financeiros

É fundamental analisar indicadores econômicos do negócio, pois eles permitem o estudo de parâmetros mais detalhados da saúde financeira da empresa, bem como avaliar os resultados do período atual em relação a anteriores. 

Dentre as principais métricas a serem analisadas, estão:

Indicadores de liquidez

De maneira geral, avaliam a capacidade de pagamento da empresa diante das suas obrigações.

Eles são divididos em 4 tipos de liquidez que se diferenciam pelo tempo que se refere:

  • Corrente: Analisa a capacidade de pagamento das obrigações de curto prazo.
  • Seca: Avalia a mesma capacidade da liquidez corrente, porém excluindo os ativos “em estoque”.
  • Imediata: Avalia a capacidade da empresa de lidar com emergências financeiras.
  • Geral: Avalia a capacidade da empresa de cumprir com as obrigações a longo prazo.

Indicadores de estrutura do Capital 

Analisa quanto que o capital geral da empresa está comprometido com as obrigações, bem como quanto de capital de terceiros está investido para manter o negócio. 

Deve-se dar atenção ao comprometimento do patrimônio empresarial, pois tendo este indicador muito elevado pode prejudicar investimentos utilizados para crescimento do negócio

Indicadores de endividamento

Avalia qual o volume de obrigações da empresa (dívidas com fornecedores, bancos, terceiros) dentro do capital próprio da empresa. 

A análise desses indicadores permite que o gestor acompanhe se a empresa continuará estável ou se enfrentará períodos turbulentos dentro das finanças.

Indicadores de Atividade 

Tem a finalidade de medir a velocidade que as contas se tornam vendas. E dentre os principais indicadores dentro desta categoria temos: 

  • giro de caixa;
  • prazo médio de pagamento;
  • giro de estoque

Um baixo giro de caixa implica dizer que o dinheiro recebido dos consumidores finais, demoram a financiar as atividades ou da empresa. 

Assim os prazos são longos, e uma abrupta queda nas vendas não afetará rapidamente a operação da empresa.

Conclusão

Ficar por dentro da vida financeira da empresa deve ser uma das principais missões do empreendedor.

Pois, essas informações são cruciais no momento da tomada de decisões da empresa.

Porém, agora você já sabe como fazer uma análise financeira da sua empresa e o quanto cada um desses elementos apresentados são importantes para manter a saúde financeira do negócio.

Esperamos que esse conteúdo te ajude a manter seu negócio nos trilhos.

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5 ferramentas para fazer o controle de gastos da sua empresa

Um dos principais desafios das empresas é fazer o controle de gastos da organização de forma eficiente e certeira.

Porém, quando a empresa vai crescendo, fazer isso manualmente é quase que impossível. Por esse motivo existem softwares e aplicações que auxiliam os gestores nisso.

Então, fizemos algumas pesquisas e listamos aqui as 5 melhores ferramentas para auxiliar no controle de gastos das empresas, pequenos negócios e empresários que você pode usar agora.

1. Conta Azul 

conta azul

O que é?

O Conta Azul é uma ferramenta construída para auxiliar a gestão financeira de empresas de micro, pequeno e médio porte. 

O seu principal objetivo é auxiliar o empresário, automatizando processos e utilizando a tecnologia a favor das empresas.

Quais as suas funcionalidades?

O foco aqui é organização e separação de todas as coisas nos seus cantos.

Isso é importante, pois, antes de entender sua situação financeira, você precisa categorizar cada atividade: dinheiro em caixa, dinheiro do que foi vendido, dinheiro gastos com as contas, etc.

Por isso, o Conta azul é perfeito para te ajudar no controle de tudo, já que ele tem vários módulos dentro dele.

Abaixo listamos algumas das funcionalidades dentro dos módulos dele que fazem com que esse sistema seja um dos mais utilizados:

  • Controle de Caixa;
  • Controle Financeiro;
  • Controle de Vendas;
  • Emissão de NF-e;
  • Emissão de NFS-e;
  • Integração bancária;
  • Controle de Estoque;
  • Importação Automática de XML de compra;
  • Emissão de Boletos Bancários para Cobrança;
  • Relatórios;
  • Integração com o Contador.

Por que é bom?

O Conta Azul é um ótimo meio de controle de gastos porque é um software completo, simples de ser usado e que cresce a cada dia.

A parte mais incrível dessa ferramenta é que ela também controla seu estoque, o que poucas ferramentas de gestão financeira fazem. Esse diferencial faz com que seja um opção mais completa para os empreendedores.

Quanto custa?

Existem planos que começam em R$89,90, por mês, podendo chegar a R$249,90 ao mês, no pacote mais avançado do serviço.

2. QuickBooks Zero Paper

QuickBooks Logo

O que é?

Existem dois softwares com nome semelhante, mas da mesma organização. Um é o QuickBooks e o outro é o QuickBooks ZeroPaper.

O QuickBooks é um sistema de gestão avançada, que além do gerenciamento de fluxo de caixa, traz outras funcionalidades que o torna mais robusto, comparado ao ZeroPaper. Ele é uma versão mais completa e mais cara.

Já o QuickBooks ZeroPaper é um sistema para controle de gastos e outras atividades financeiras, de modo a fornecer controle e análise do fluxo de caixa de seu negócio.

A finalidade do sistema é ter registrada todas as movimentações financeiras de seu negócio, para poder lhe fornecer relatórios simples, rápidos e objetivos.

Quais as suas funcionalidades?

Não é tão completo quanto o Conta Azul, mas o QuickBooks ZeroPaper permite um controle de gastos iniciais, para sua empresa que está começando agora a se organizar.

Além disso, ele conta com a possibilidade de ver múltiplas contas bancárias simultaneamente.

Algumas das outras funcionalidades desse programa:

  • Fluxo de caixa;
  • Cadastro de múltiplas contas bancárias;
  • Controle de recebimentos e despesas;
  • Emissão de recibos;
  • 50GB de armazenamento de comprovantes;
  • Alertas de vencimento (sms / e-mail);
  • Gerenciamento de contatos;
  • Usuários associados;
  • Relatórios.

Por que é bom?

Pelo seu baixo preço é uma boa ferramenta para iniciar seu controle de gastos, mesmo antes de lucrar muito.

Quanto custa?

Ele é bem barato, seus planos começam em R$49,90 por mês e chegam até R$69,90 por mês, com algumas funcionalidades a mais.

3. GestãoClick

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O que é?

O GestãoClick é um software mais voltado para a gestão empresarial. Isso porque ele procura auxiliar as pequenas e médias empresas a controlar as vendas de seus produtos e/ou prestações de serviços.

Esse controle inclui o setor financeiro, o setor de vendas, compras, estoque, entre outros.

Quais as suas funcionalidades?

  • Cadastros: clientes, fornecedores, produtos, serviços
  • Estoque: controle de estoque, cotações online, compras, transferência e etiquetas
  • Vendas: orçamentos, vendas, ordens de serviços e pdv
  • Financeiro: controle financeiro, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de boletos, carnê de pagamento
  • Relatórios: relatórios, cadastros, financeiros, vendas, estoque, locações
  • Notas Fiscais: emissão de nf-e, emissão de nfs-e, emissão de nfc-e, importar xml
  • Contratos: gestão de contratos, locações, serviços

Por que é bom?

Por ser um sistema focado nos produtos e serviços, ele tem facilidade na montagem de ordens de serviços.

Quanto custa?

O plano mais barato custa apenas R$49,90 por mês, enquanto o mais caro custa R$199,90 por mês. Lembrando que outros softwares, principalmente estrangeiros, costumam ser bem mais caros.

4. Granatum

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O que é?

O Granatum é um software online com relatórios poderosos para sua empresa fazer a gestão financeira sem complicação.

Quais as suas funcionalidades?

  • Planejamento orçamentário
  • Fluxo de caixa e Fluxo por competência
  • Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e)
  • Emissão de recibos de pagamento e recebimento
  • Controle de contas a pagar e receber
  • Multiusuários
  • Cobranças com boletos bancários ou cartão de crédito
  • Relatórios gráficos flexíveis e poderosos
  • Metas

Por que é bom?

É uma ferramenta muito boa para o controle de gastos da sua empresa, pois é simples, direta e intuitiva. Totalmente construída pensando no usuário.

Quanto custa?

Existe apenas um plano, que custa R$151 ao mês.

5. Qipu

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O que é?

Já o Qipu é um serviço de contabilidade online que ajuda o empreendedor a se manter em dia com as obrigações fiscais.

Quais as suas funcionalidades?

  • DRE/Escrituração contábil
  • Consultoria e assessoria contábil
  • Consultoria Fiscal e Contábil
  • Balanço e Balancete assinado
  • Controle de DAS
  • Emissão dos Boletos DAS MEI
  • Ficha cadastral / CNPJ da Empresa
  • Emissor NFSe – Nota Fiscal de Serviços
  • Calculadora de Pró-labore
  • Entre outros

Por que é bom?

Tem um preço mais baixo que os outros e traz mais funcionalidades contábeis.

Quanto custa?

Tem um módulo gratuito e os módulos pagos vão de R$9,90 ao mês à R$99 ao mês.

Conclusão

Fazer o controle de gastos em sua empresa pode ser mais fácil e prático usando ferramentas que te organizem isso de forma automática e evite erros humanos.

Siga as nossas dicas e escolha qual ferramenta mais se adequa ao seu negócio e comece a ter o controle da sua empresa.