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Matriz GUT: O que é e Como Utilizar?

Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil.

Pois, todos os dias, é preciso que se tome uma série de decisões para que a organização como um todo permaneça funcionando.

E é nesse cenário que surgem alguns problemas os quais a Matriz GUT pode lhe ajudar.

Você já se viu em alguma circunstância na qual existia uma série de problemas que precisavam ser resolvidos e você não sabia como priorizar os mais importantes?

Seja na vida pessoal ou na profissional, saber priorizar aquilo que realmente importa é uma habilidade que impacta diretamente no seu sucesso.

Por isso, iremos neste conteúdo mostrar como essa ferramenta simples, porém poderosa, funciona.

O que é a Matriz GUT?

A ferramenta GUT é um instrumento que ajuda a identificar, observar, analisar e propor soluções para os problemas da empresa, organizando-os por nível de gravidade, urgência e tendência.

A partir destes três critérios, a Matriz GUT permite que você possua uma visão do que é mais importante para a sua empresa.

Isso se torna possível a partir do momento em que se faz um levantamento de todos os problemas existentes e, posteriormente, se pontua cada um dos problemas de acordo com os três critérios já citados.

Dessa forma, você consegue obter uma visão completa dos problemas existentes e compreender quais devem ser resolvidos com maior prioridade.

Além disso, através dessa priorização, pode-se pensar em questões como a alocação dos funcionários para resolução dos problemas, assegurando que as melhores pessoas estão alocadas nas situações certas, o que faz toda a diferença.

Para que você possa utilizar a ferramenta GUT da melhor forma possível, é importante que você compreenda bem cada critério de avaliação.

Então, vamos entender cada um deles?

Gravidade

Pergunta-chave

O que esse problema pode gerar de impacto para a empresa?

Nesse critério, deve-se analisar o impacto que o problema resultará no negócio caso não seja solucionado.

Por isso, é preciso pensar no que esse problema pode causar para empresa e ponderar a prioridade com base no contexto do seu empreendimento.

Um exemplo dessa análise seria se uma empresa estivesse com uma má gestão do estoque.

Para que se possa pontuar esse problema a partir do critério da Gravidade, deve-se pensar no grau de intensidade dos danos que essa má gestão pode gerar, como:

  • comprar mais do que se é necessário;
  • produtos passarem da validade;
  • faltar insumos quando se precisar.

A partir dessa análise, a pontuação deve ser feita da seguinte forma:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência

Pergunta-chave

Existe um prazo para que eu solucione esse problema?

No quesito urgência, é ponderado o tempo para ser resolvida determinada situação.

Nesse caso, deve ser analisado se o prazo pode ser postergado ou se é algo que deve ter retorno com uma certa pressa.

Um bom exemplo disso é uma empresa que está com poucos recursos e precisa pagar o salário dos funcionários no final do mês.

Para que se possa pontuar a partir da perspectiva da Urgência, é preciso pensar no prazo máximo para a realização do pagamento, levando em consideração que existe um dia limite para se realizar a transferência.

Caso ainda estivermos no começo do mês, pode-se priorizar o pagamento de outras questões, por exemplo.

Em outras palavras, a pontuação desse quesito deve ser feita com base na proximidade do prazo que um determinado problema possui.

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessidade de ação imediata

Tendência

Pergunta-chave

Se eu não solucionar esse problema agora, ele irá piorar?

O segundo critério da Matriz GUT é a tendência.

Nela, é tomado como base o que acontecerá caso o problema não seja solucionado naquele momento.

Em outras palavras, deve-se pensar no grau de crescimento do problema.

Um exemplo prático disso, consiste na necessidade de se realizar a manutenção de uma determinada máquina.

Ao se analisar tal situação a partir do critério de Tendência, observa-se que caso essa manutenção não seja feita, a máquina em questão poderia quebrar dentro de 3 meses, o que seria bem mais custoso para a empresa.

Dessa forma, o problema deve ser pensado não em como ele é hoje, mas como ele poderá ser no futuro.

A pontuação deve ser feita a partir dessas perspectivas

  1. Não irá mudar
  2. Vai piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Vai piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

Como utilizar a Matriz GUT?

Para utilizar a Matriz GUT, é preciso primeiramente pensar nos atuais problemas da sua empresa e listá-los de modo organizado.

Deve-se entender todas as áreas da organização e quais são os desafios que cada uma enfrenta.

Só depois de se ter todos os problemas levantados que se segue para a segunda etapa do processo.

Após realizar a listagem, chega a hora de pontuar cada problema com base na Gravidade, Urgência e Tendência.

Para isso, é recomendado que essa pontuação sempre seja feita em grupo para que se tenha uma visão realista dos problemas.

Fazer essa avaliação individualmente pode fazer com que os juízos de valor da pessoa interfira diretamente nos resultados e, assim, inutilizar toda a Matriz GUT.

Por fim, a ferramenta multiplicará automaticamente às três notas, gerando um valor para cada problema, em um intervalo de 1 a 125 (sendo 125 a maior prioridade de solução).

É dessa forma simples, porém eficaz, que se consegue criar planos de ação para os pontos mais importantes do seu negócio.

Exemplo de uma matriz GUT

Para te ajudar a entender ainda mais como a ferramenta da Matriz de GUT funciona, vamos a um exemplo prático.

Imagina que você é dono de uma transportadora e tem diversos problemas que estão listados abaixo na coluna “Problema”.

exemplo de uma matriz gut

Como mostrado no exemplo acima, colocamos todas as pontuações de gravidade, urgência e tendência para cada um dos problemas.

Depois que enumeramos todas, fizemos uma soma total e classificamos aquela que tinha a maio pontuação.

Então, você como dono dessa transportadora deveria primeiro resolver o problema do armazém pequeno.

Conclusão

A partir desse conteúdo, você aprendeu o que é a ferramenta GUT, seus critérios e as funcionalidades. Agora está na hora que colocar tudo isso na prática.

Lembre-se sempre: tudo está ligado às prioridades. Saber onde focar é essencial e pode ser o seu diferencial dentro de um mercado competitivo.

Esperamos que você tenha gostado do conteúdo e, em caso de qualquer dúvida sobre algum ponto tocado, não hesite em nos chamar! Nossos consultores estão à disposição!