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Redução de Gastos para Pequenas Empresas

“Reduzir gastos ou aumentar receitas”

Esses são os dois objetivos finais de qualquer empresa. Todos os esforços que fogem da operação diária de uma organização, desde a contratação de uma consultoria até a aquisição de um maquinário mais moderno, buscam atingir os dois objetivos citados anteriormente, seja de forma direta ou indireta.

A escolha entre focar em reduzir gastos e aumentar receitas varia de acordo com inúmeros fatores, como: a maturidade dos processos internos da empresa, estratégia a longo prazo, setor e mercado específico e outros. Porém, mesmo com tantas variáveis, o Cenário Econômico é um dos fatores de maior poder de influência.

Em meados de 2010, com o aquecimento do mercado brasileiro, o investimento das empresas se baseava quase que totalitariamente em bens e serviços que as fossem gerar receita, isto é, campanhas publicitárias, desenvolvimento de novos produtos, compra de ações, títulos e imóveis.

Já a partir de 2015, todo o entusiasmo com o cenário econômico brasileiro acabou. Várias das empresas que obtiveram um crescimento alto no passado começaram a ver seus resultados decaírem a cada mês ou fecharam as portas. Diante disso, o foco das empresas que antes era de Aumentar receitas, passou a ser Reduzir gastos.

Atualmente, estamos passando por uma recuperação econômica, mas que ainda ocorre de muito lentamente, o que só solidifica o porquê de buscar a Redução de Gastos.

Nessa perspectiva, preparamos um Guia Completo da Redução de Gastos para Pequenas  Empresas em 4 passos simples:

 

 

Passo 1: Analise e entenda seus gastos

O primeiro passo para reduzir gastos de forma significativa e sustentável é buscar entender as contas da sua empresa. Entender não é somente ter conhecimento acerca das origens dos gastos, mas sim compreender com lucidez as suas especificidades.

Nesse ponto, é possível atuar com base em dois diferentes âmbitos: A Análise Interna e Análise Externa.

Análise Interna

A análise Interna busca o entendimento da realidade empresarial a partir de insumos gerados internamente.

É importante começar com um levantamento de informações relevantes que podem ser encontradas em documentos e ferramentas já existentes, tais como: Fluxo de Caixa, Balanço Patrimonial, DREs, Contas a Pagar, Contas a Receber, Estoque, folha de pagamentos e outros.

São diversas fontes de informações que podem gerar vários insights diferentes, portanto, é preciso ter um método claro de filtragem dessas informações. Na maioria dos casos, uma planilha bem estruturada consegue comportar bem as análises.

Outro método de análise é procurar informações a partir dos “donos dos gastos”, ou seja, os gerentes e funcionários da sua empresa que em alguns dos seus processos, precisam desembolsar algum recurso. A partir de entrevistas e análises dos processos de cada um, é possível saber se há alguma possibilidade de renegociação com os fornecedores e se há métodos alternativos para reduzir os gastos.

No nosso guia sobre Análise Financeira tratamos com detalhes sobre como é possível tomar decisões assertivas em três passos simples, é só clicar aqui e conferir!

Análise Externa  

Outro viés importante do entendimento dos gastos da sua empresa, é a obtenção de referenciais práticos.

Vamos supor que a Empresa Azul tenha um gasto de 10% com despesas administrativas e que esse gasto se manteve constante nos últimos três anos. Nesse caso, a empresa possui um nível alto ou baixo de despesas administrativas? Será que ainda existem oportunidades de redução?

Tudo isso depende do referencial a ser utilizado.

Esse referencial pode ser sua concorrente direta, uma empresa similar em outro estado ou uma empresa de outro setor mas com o porte igual, o importante é criar referenciais comparativos para se espelhar.

Existem várias práticas eficientes para obter informações do campo externo como o Cliente Oculto, Benchmark e outras. Para saber mais sobre como fazer uma Análise de Concorrência efetiva, é só acessar o nosso Blog Post sobre o assunto clicando aqui!  

 

Passo 2: Faça Planos de Ação para a Redução de Gastos

Após efetuar as análises com viés interno e externo, você deve ter identificado várias possibilidades de redução na empresa, certo?

Por mais que o processo de Reduzir os Gastos seja um esforço conjunto da organização, é de suma importância que haja a responsabilização pelas principais fontes de redução, facilitando a cobrança e acompanhamento de resultados.

Um bom método de elaborar Planos de Ação efetivos é o 5W2H, que funciona de tal maneira:

Os 5W:

What (o que será feito?) > objetivo, meta

  • Why (por que será feito?) > motivo, benefício
  • Where (onde será feito?) > local, departamento
  • When (quando será feito?) > prazo/data, cronograma
  • Who (por quem será feito?) > responsável (eis) , equipe

Os 2H:

  • How (como será feito?) > atividades, processo
  • How much (quanto vai custar) > custo ou quantidade

As sete perguntas acima são o principal guia do “projeto” de redução de gastos, e é a partir delas que o acompanhamento será feito e será possível determinar metas no processo, que é o nosso próximo passo.

Para saber mais sobre como utilizar a ferramenta 5W2H, basta baixar o manual elaborado pela Endeavor clicando aqui!

 

Passo 3: estipule e acompanhe as metas

 

A partir da elaboração dos Planos de Ação, é necessário estipular metas específicas para cada frente de atuação por dois principais motivos:

Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

  1. Metas dão a possibilidade de premiar de acordo com a performance.
  2. Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

Um método prático e efetivo para definir as metas é o padrão SMART:

 

  • eSpecífica: Que seja exclusiva, especial, particular.
  • Mensurável: Que se possa medir, dimensionar, quantificar.
  • Atingível: Que seja possível, alcançável, realizável.
  • Relevante: Que seja importante, que mereça atenção.
  • Temporal: Que tenha prazo definido, que tenha data.

O estímulo para reduzir os gastos se faz fundamental e mais efetivo quando há metas bem estipuladas.

O método “Gamification” é muito indicado na maioria dos casos. Esse método consiste em transformar um objetivo comum em um jogo, no qual os participantes devem seguir regras e serem recompensados de acordo com os resultados obtidos.

Várias empresas utilizam esse método como forma de interação e gestão de resultados. Um ponto de atenção quanto a ele é que é de suma importância analisar a fundo a aplicabilidade do método em relação aos aspectos culturais de cada empresa, para que assim, não haja uma incompatibilidade entre eles.

 

Passo 4: Implemente uma cultura de redução de gastos

Sobre a implementação da cultura de redução, a Bain & Company, uma das maiores consultorias  em estratégia do mundo, diz:

“o objetivo é criar uma organização e uma cultura em que todos entendam a importância da manutenção de custos baixos e procurem por maneiras de reduzi-los em todos os setores”.

De maneira geral, essa cultura traduz-se num compromisso constante de todos os colaboradores em descobrir as melhores formas de fazer qualquer trabalho, gastando menos insumos.

Os colaboradores devem entender os porquês dessa mudança, e é de suma importância que todos estejam motivados para as essas mudanças, visto que o fator humano é um dos maiores impeditivos para o sucesso de mudanças na cultura.

Durante todo o processo de implementação os funcionários precisam saber as formas de avaliação do processo, as metas, status de andamento e devem, obrigatoriamente, ser os protagonistas da redução.

É importante que se identifiquem as ações menos complexas que possam ser implementadas de imediato, implementá-las, comunicar a toda a empresa o que foi feito e celebrar as conquistas alcançadas. Assim, a implementação será melhor aceita nos estágios iniciais.

Existem vários métodos para tornar sustentável a cultura de redução de gastos, o mais pertinente e aplicável é o 8s.

O 8s é uma ferramenta que proporciona mudanças nos hábitos e comportamentos através de seus treinamentos. No qual, seu surgimento teve como objetivo complementar o 5s Japonês, adaptando-se à realidade dos brasileiros.

Seu conceito é simples, porém sua implementação requer interesse e responsáveis. Sua sequência de sensos demonstra uma lógica e sua implementação será mais efetiva se feita em ordem, pois um senso complementa o outro, afim de gerar bons resultados. São os 8 sensos:

Senso de determinação e união: Expressa a participação determinada dos gestores e a união de todos os colaboradores.

Senso de Treinamento: Visa treinar todos os colaboradores em um processo contínuo, para que possam executar suas atividades cada vez melhor.

Senso de Utilização: Significa utilizar os materiais com bom senso e equilíbrio a partir da definição de prioridades e métodos. São alguns dos benefícios: Otimização do espaço de trabalho, otimização no controle de estoques, melhor controle de despesas, diminuição dos custos  preparação para os demais sensos.

Senso da Ordenação: Como o nome já diz, busca prover uma maior organização utilizando padrões para dispor as ferramentas e materiais de maneira lógica. São benefícios da implementação desse senso: Otimização do tempo de duração dos processos e facilidade na localização dos materiais.

Senso de Limpeza: Este senso busca eliminar a sujeira de maneira geral, deixando o ambiente saudável e harmônico. Esse senso pode ir além do âmbito físico, abraçando também o ambiente interpessoal.

Senso do bem estar: Este é o senso resultante da implementação dos 5 sensos anteriores, pois ao implantá-los o bem estar dos colaboradores irá surgir naturalmente.

Senso da Autodisciplina: É quando acontece o respeito a tudo, seja entre colaboradores, ou entre as normas, não tendo que obedecer por obedecer mas sim pelo sentimento de responsabilidade.

Senso da economia e combate ao desperdício:   este é o ponto máximo do programa, onde se encerra o ciclo de implementação do mesmo, pois uma vez que os setes sensos mencionados anteriormente estejam sendo operados e integrados ao comportamento dos colaboradores, estes se sentem motivados a propor melhorias e modificações, a fim de combater os desperdícios, bem como reduzir os custos e aumentar a produtividade.

A implementação deste senso, deve partir dos gestores, reunindo gerentes, supervisores e chefes para que possam  formar grupos/gerência/responsável no combate ao desperdício.

Deve-se também, escolher líderes de diferentes áreas para analisar os desperdícios em geral, a função básica deste líder, será de motivar os colaboradores para que apresentem sugestões de melhorias, por mais simples que sejam.

Redução de Gastos: Considerações Finais

Reduzir gastos no cenário atual é quase obrigação. Independentemente da metodologia e das ferramentas utilizadas,é fundamental internalizar na organização como um todo o hábito de otimizar os recursos e reduzir os gastos.

 

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Precificação: Você Sabe Como Precificar Seu Serviço?

Você já se perguntou, ao fazer a precificação do seu serviço, se deveria optar por R$99,99 ou R$100,00? Até onde uma diferença de centavos pode, realmente, impactar seu lucro no final do mês?

Se você está à frente de um pequeno negócio, saiba que uma pequena diferença de centavos pode influenciar totalmente na quantidade de lucro que seu empreendimento terá no final do mês.

E se você está à frente de uma grande empresa, uma pequena diferença pode até não influenciar tanto no lucro no final do mês, mas com certeza influenciará na credibilidade do seu serviço e na quantidade de clientes.

Deu para perceber que precificação é um assunto nada fácil, e que basta errar em alguns centavos e sua empresa pode tomar um rumo completamente diferente.

Ricardo Ramos, CEO da Precifica, empresa de precificação inteligente e consultor do Impulso Digital, ressalta a importância desse processo:

Afinal, o que é precificação?

“Precificar é atribuir um valor econômico a um bem ou serviço. Determinar o preço de um serviço é um trabalho árduo e detalhista, calculado com base em muitas variáveis e em um propósito comum, que é o de aumentar o volume de vendas e a obtenção de lucro. ” – Site Precifica.

No processo de precificação, definir todas as variáveis é um passo crucial, já que elas influenciam diretamente na determinação do preço.

O processo de definir o preço ideal para o seu serviço é fundamental para que sua empresa possa se tornar mais competitiva no mercado, e que possa sobreviver a uma das causas que mais leva à falência das empresas.

O valor cobrado pelo serviço deve ser alto o suficiente para proporcionar lucro a quem o está comercializando, porém não pode ser tão alto que deixe de ser atrativo para os clientes.

Por isso, a precificação do serviço deve ser coerente com todos os gastos que englobam a estruturação e venda, mas também deve considerar a percepção do cliente com relação ao serviço e o preço da concorrência.

Por que fazer precificação de maneira assertiva?


Há diversos motivos que fazem a precificação ser tão fundamental para o sucesso de um negócio, alguns já foram citados anteriormente, mas abaixo, listamos os principais motivos dentre os quais tornam essenciais a cautela na hora de definir o preço do seu serviço:

Satisfazer o consumidor:

O preço precisa ser atrativo para o cliente, caso contrário, sua empresa pode ter os dias contados.

Segmentar o público-alvo: 

O preço é uma maneira de dizer ao mercado a que tipo de consumidor sua empresa é voltada.

Enfrentar a concorrência:

Conhecer bem o seu mercado, possibilita saber até onde pode ir para se manter competitivo.

Oferecer descontos e promoções:

A definição de uma margem de lucro mínima aceitável assegura que a empresa não acabe tendo prejuízos na venda.

Impulsionar resultados:

Um preço de venda adequado gera lucro e desenvolvimento, enquanto uma definição equivocada compromete os resultados e pode levar à falência.


Como fazer precificação de maneira assertiva?

No processo de precificação, definir todas as variáveis é um passo crucial, já que elas influenciam diretamente na determinação do preço. Há algumas dicas fundamentais, que se aplicam a todo tipo de empresa, independente do seu core business, e por isso devem ser levadas em consideração. Por isso, detalhamos três formas de chegar ao preço de venda ideal:


A primeira é fazendo Mark-up, calculando com base nos custos e despesas e estipulando uma margem de lucro prévia. A segunda é usar Base Mercadológica, definindo o preço de venda com base no preço de mercado e nos clientes.

 

Metodologia de Precificação: Markup

Essa prática é composta pelas despesas fixas (gastos que não estão diretamente ligados a estruturação do serviço), despesas variáveis (gastos que estão diretamente ligados a estruturação do serviço) e margem de lucro estimada, e será multiplicada pelo preço de custo para assim, definir o preço de venda.

É necessário contabilizar o custo de todos os componentes necessários para a estruturação do serviço, para que seja estabelecida uma margem de lucro justa e que permita sua empresa não somente a cobrir os seus custos, mas principalmente ter o ganho desejado.

O lucro é resultado da diferença entre o faturamento gerado pelas vendas de um serviço e os custos e despesas existentes. Ele será bruto ao considerar apenas os gastos relacionados à execução da atividade e líquido ao incluir todas as saídas do caixa.

Não existe margem de lucro ideal que se aplique a todo tipo de empresa, mas o que todas devem ter em comum é que devem buscar sempre pelo equilíbrio, visando uma rentabilidade responsável. Afinal, preços demasiadamente baixos comprometem as finanças, enquanto preços altos demais afastam clientes.

Para calcular o Markup o primeiro passo é indicar o percentual de despesas variáveis atribuído ao serviço vendido; o segundo passo é identificar o percentual que representam as despesas fixas do período para cada tipo de serviço (inclusive os impostos); e o terceiro é definir o percentual de lucro pretendido.

O ideal é que seja baseado no histórico da sua empresa, e se isso não for possível  o indicado é que você procure o índice praticado no segmento específico de mercado em que o serviço será lançado.

Há dois viés que podem ser levantados:

Se o preço do seu serviço for muito abaixo do mercado, ele provavelmente será depreciado.

Se o preço do seu serviço por muito acima, há duas opções, ou você poderia reduzir custos que seus concorrentes não têm e por isso o preço deles é mais baixo que o seu, ou seu serviço tem mais valor agregado, por isso, é imprescindível que na hora de vendê-lo saiba articular o seu diferencial.

Levando em consideração todos esses fatores, indicamos o uso de uma planilha, com base em fórmulas, que o auxilie a calcular os custos dos seus serviços. Com esse material da ContaAzul você conseguirá calcular o custo do seu serviço, determinar sua capacidade produtiva e ainda encontrar o melhor preço de venda.

 

Metodologia de Precificação: Base Mercadológica

Essa prática é estruturada com base na demanda e oferta do mercado.
Oferta é a quantidade de um produto ou serviço disponível para compra. Demanda, por sua vez, é a quantidade de produtos ou serviços que os consumidores estão dispostos a comprar.

Nesse gráfico, é possível analisar que quando a demanda é maior do que a oferta, os preços dos produtos tendem a subir, já que os consumidores se dispõem a pagar mais para obter um determinado item. Por outro lado, quando a oferta é maior do que a demanda, os preços tendem a cair.

Para esse caso, é muito indicado realizar uma pesquisa de mercado, pois ela o dará embasamento suficiente para analisar o mercado no qual você está inserido e como seus concorrentes estão agindo. Para saber mais sobre nossa metodologia de Pesquisa de Mercado, desenvolvida com base em 28 anos de atuação no mercado, clique aqui e baixe nosso guia sobre Pesquisa de Mercado: Estruturação, Execução e Análise.

Portanto, após ter conhecimento acerca das duas metodologias de precificação e suas devidas importâncias na hora de precificar um produto, fica claro que a maneira mais eficaz é fazer as duas simultaneamente.

Afinal, não adianta fazer o cálculo pelos custos se, no final, o preço não for atrativo para os clientes. E, por outro lado, é insensato estabelecer o preço com base na concorrência sem saber se este valor será suficiente para arcar com os custos que o negócio tem.

Agora que você já sabe a necessidade de precificar de maneira assertiva, como fazer e o porquê não se esqueça que para cada nível de maturação de um negócio, há alguma dificuldade para ser enfrentada, e apenas saber como precificar não te garante sucesso na abertura de um negócio, é preciso ter tomado uma série de medidas previamente.

Pensando nisso, nós elaboramos a Trilha da Gestão, metodologia que aborda um passo a passo que deve ser seguido para criar uma empresa de sucesso: desde a validação do modelo de negócios a um planejamento estratégico a longo prazo. Clique AQUI para baixar.  

 

 

Giovana Brito
Analista de Marketing